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【kintone活用事例】承認経路を設定してkintoneでワークフロー管理をしよう1

kintone SI

承認経路を設定してkintoneでワークフロー管理をしよう1

kintoneを導入したら取り組みたいことの一つが、社内のワークフロー管理だと思います。
以前は申請書を提出するために帰社することもありましたし、提出したあとは、承認が下りるまではブラックボックス。いつ承認が下りるのか分からず、遅いなと思ったら上司の机の書類の下に置かれたままになっていた、なんてこともありました。
クラウド上でワークフロー管理ができれば、出張中でも、急な外出でも帰社することなく申請・承認することができます。

便利なことは分かっているけれど、組織が複雑で、そう簡単にプロセス管理でワークフロー管理ができない。
そのお悩みに、承認経路を作成することでプロセス管理に反映させ、kintone上でワークフロー管理を行なう方法を3回に分けてご紹介いたします。
今回はその承認経路のアプリを作成いたします。
ワークフロー管理、一緒にkintone化していきましょう

基本設定【cybozu.com共通管理】

【cybozu.com共通管理】の【ユーザー管理】、【グループ(ロール)】から下記グループ、所属するユーザーを設定してください。
承認:GL 
承認:部長
承認:事業部長 

【承認経路マスタ】アプリの作成

一般社員→グループリーダー(以下GL)→部長→事業部長 を今回の基準とします。
用意するフィールドはドロップダウン、グループ選択、チェックボックスの3種のみで、下図のようなアプリを作成いたしました。

レコードの登録

経路カテゴリ:ドロップダウン(のちほど設定についてご紹介いたします)
承認者選択:グループ選択(こちらは承認が必要な分用意します)
承認スキップ:チェックボックス(こちらも承認が必要な分用意します)

承認者選択のグループ選択フィールドには該当のグループを設定しましょう。(cybozu.com共通管理で設定して頂いたグループはここで使います。もし設定していなければ設定ください。


経路カテゴリについて設定しましょう。
申請者の起点と、承認者を考えます。

(1)申請者:一般社員  → GL      →  部長     →  事業部長
(2)申請者:一般社員  → スキップ   →  部長     →  事業部長
(3)            申請者:GL  →  部長     →  事業部長
(4)                     申請者:部長  →  事業部長

一般社員を起点としてGL、部長、事業部長と承認していく場合もあれば
GLではなく直接部長が承認する場合もあります。今回は上記4つのルートを設定したいと思います。
経路カテゴリ、ドロップダウンフィールドにて、下記のように名前を登録しました。

レコードの登録

経路の設定(レコードの登録)

では実際に経路を設定するためにレコードを登録していきましょう。
経路は下記のとおりでした。

申請者:一般社員  →  GL      →  部長      →  事業部長
申請者:一般社員  →  スキップ   →  部長      →  事業部長
             申請者:GL  →  部長      →  事業部長
                       申請者:部長  →  事業部長

ここでは部長が申請する場合のレコード登録例を紹介します。
申請者が部長の場合は、承認者は事業部長となります。
承認者_GL、承認者_部長の承認は必要ありません。隣のチェックボックスのスキップにチェックを入れます。

レコードの登録

同じように、部長以外の申請経路を設定したものが下記になります。
貴社の状況に合わせて、承認する役職を増やしたり、また途中で承認が不要な場合、スキップを設定して頂けたらと思います。

レコードの登録

以上が【承認経路マスタ】アプリの設定となります。
今回は一般社員→GL→部長→事業部長としています。
自由にカスタマイズ出来るのがkintoneの良いところ、是非フィールドを増やしたり、ドロップダウンで経路カテゴリの種類を増やしたり……とカスタマイズしてみてください。

次回は実際に今回用意した【承認経路マスタ】アプリを実際の申請アプリに組み込んでみたいと思います。
その次はプロセス管理の設定方法をご紹介し、ワークフロー申請を完成させたいと思います。
働く場所や時間が多様化した今、是非ワークフロー管理をkintone化して、承認者も申請者も身軽になりませんか。


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