【2025年最新】3月の名刺発注ラッシュに備えるなら「今」です：4月導入のご提案

年末調整などの冬の繁忙期が落ち着いたのも束の間、総務担当者の皆様の頭をよぎるのは「3月・4月の名刺発注ラッシュ」ではないでしょうか。 人事異動や新入社員の受け入れ準備が重なる年度末は、一年で最も名刺発注業務が過熱する時期です。毎年、エクセルでのリスト作成や度重なる校正作業による残業に頭を抱えていませんか？

なぜ「12月・1月」の検討が必要なのか？（4月逆算スケジュール）

印刷業界の「3月危機」を知っていますか？

意外と知られていませんが、2月中旬から4月上旬にかけて、印刷業界は「超」がつくほどの繁忙期を迎えます。決算関連の資料、新年度のパンフレット、そして大量の名刺注文が殺到するためです。 この時期は、通常であれば「中3日」で届く注文でも、「1週間以上」かかるケースが珍しくありません。「3月末に急いで注文すれば間に合うだろう」という甘い予測は、4月1日の辞令交付式や入社式に「名刺がない」という最悪の事態を招きかねません。

導入までの標準リードタイムは約1.5ヶ月

新たに「WEB名刺受発注システム」を導入する場合、問い合わせから本稼働までには準備期間が必要です。一般的な流れは以下の通りです。

フェーズ	期間目安	やること
検討・契約	2週間	サービス選定、見積もり承認、契約締結
設定・制作	2〜3週間	Web用レイアウト作成、社員データ登録
テスト・周知	1週間	マニュアル配布、発注テスト

このように、合計で約1ヶ月〜1.5ヶ月を要します。つまり、3月の発注ピークにシステムを稼働させるには、遅くとも1月中にプロジェクトを開始しなければ間に合わないのです。

アナログ発注の隠れたコストとリスク

総務担当者を疲弊させる「3つのムダ」

中小企業庁の「中小企業白書（2024年版）」においても、中小企業のバックオフィス業務におけるデジタル化は重要課題とされていますが、依然としてアナログな手法が多くの現場に残っています。 名刺発注において、以下の「3つのムダ」が発生していないでしょうか。

1. 転記作業のムダ： 申請書の文字をエクセルに打ち直す作業。
2. 確認（校正）の往復ムダ： 「FAXで届いたゲラ」を本人に回覧し、修正をまた赤字で書き込む往復作業。
3. 在庫管理のムダ： 辞めた人の名刺が段ボールに残ったまま、場所だけ占領している状態。

ヒューマンエラーは「仕組み」でしか防げない

最も恐ろしいのは、繁忙期の焦りによるヒューマンエラーです。役職の漢字間違いや、電話番号の誤植がある名刺を新入社員に渡してしまうことは、企業の信頼に関わる重大なリスクです。「気をつけてチェックする」という精神論ではなく、システムという「仕組み」で解決する必要があります。

「名刺WEB受発注サービス」で3月の業務はどう変わる？

【比較】従来のアナログ発注 vs WEBシステム発注

当社の名刺WEB受発注サービスを導入することで、業務は以下のように激変します。

比較項目	アナログ発注（これまで）	WEBシステム発注（導入後）
申請方法	メール・FAX・Excel	WEBブラウザから入力
校正（チェック）	総務が間に入り伝言ゲーム	申請者がプレビューで即確認
総務の役割	入力・校正・発注の「作業係」	最終確認と承認ボタンを押すだけ

強み：リアルタイムプレビューと承認フロー

最大の特徴は、入力した内容がその場で実際の印刷イメージ（プレビュー画像）として表示される点です。「画面で見たまま」が納品されるため、手元に届いてから「文字が欠けていた」といったトラブルがなくなります。 また、承認フロー設定により「課長承認がないと発注できない」といったガバナンス（統制）も強化可能です。