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【Zoom】Zoomにおける資料の共有方法とは?基礎から高度な設定まで徹底解説!

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【Zoom】Zoomにおける資料の共有方法とは?基礎から高度な設定まで徹底解説!

普段のビジネスシーンで、Zoomを用いたオンライン会議を行うことが増加してきました。
会議である以上、資料をもとに話し合う機会も少なくありません。
このような状況下では、Zoom内で資料を共有する必要があります。

しかし、Zoomにおける資料共有について以下のような課題を抱えていませんか?

●資料共有のやり方をさらに詳しく知りたい
●資料の共有方法はいくつもあるの?
●うまく資料を共有できないときの原因は?


そこで本記事ではZoomにおける資料の共有方法だけなく、さらにビジネスを効果的にする高度な設定まで解説します。
特にZoom会議をより有効的に活用したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

Zoomで共有できる資料のファイル形式

Zoomで共有できる資料のファイル形式

Zoomで共有できる資料は、以下のようなファイル形式が該当します。

●パワーポイント(PPT)
●PDF
●画像・動画
●ブラウザ画面


上記以外にも共有できるファイルは存在します。
つまり、普段ビジネスシーンで活用するファイル形式は大方対応しています。

Zoomにおける2つの資料共有方法

Zoomにおける2つの資料共有方法

Zoomで資料を共有する方法は、主に2種類あります。
それが「画面共有で共有する方法」と、「チャット機能で共有する方法」です。

画面共有で共有する

画面共有で資料を共有する際には、以下の5つに細分化されます。

●デスクトップ画面
●アプリ画面
●スマホ・タブレット画面
●ホワイトボード
●ファイル

デスクトップ画面

画面共有のボタン

クリックすると、項目の中(左上)に「Desktop」が表記されているので、こちらをダブルクリックします。
Zoomにアクセス権限を与えていない場合は、以下のような警告が表示されるので、アクセス権限を与えましょう。

画面共有の許可

指示通り、「システムの設定」を開きます。(Macのケース)
続いて「セキュリティとプライバシー」→「プライバシー」の順にクリックします。

アプリのプライバシー設定

デスクトップ画面の共有においては、セキュリティ面で注意点があります。
そもそもデスクトップ画面の共有とは、デスクトップに映っている全ての情報を共有することです。

つまり、会議に関係のない情報まで曝け出してしまう危険性があります。
具体的には、以下のようなことに注意する必要があります。

●会議に関係のない情報(ページ・タブ)
●新着メッセージの通知設定
●操作中の誤った情報開示


会議に関係のない情報は、差し支えのない情報だと思っても、検索画面やタブまでも閉じておくことが賢明です。(最小化でも可)

意表をつかれるのは、新着メッセージの通知です。
新着メッセージを普段通り、通知とともに内容を見える設定にしてあれば、画面共有中に情報を開示してしまう結果になります。
そのため、メッセージ通知設定は、Zoom開始前に確認しておきましょう。

また、誤った操作にも注意が必要です。
一見、デスクトップの画面共有では見えない場所に情報があったとしても、「他のページを閉じた際に明るみに出てしまう」などの危険が生じます。

これは操作自体を慎重に行うことでも解決できますが、より確実な対策は不要なページやファイルは閉じておくことです。
ファイル名を企業(取引先)にしている場合は、この点にも注意しましょう。
取引先相手の情報なども企業秘密であり、重要な情報です。

アプリ画面

アプリ画面の共有では、特定のアプリ内の画面を表示することができます。

共有する手順は、まず画面下の「アプリ」をクリックします。
これにより、画面右に共有したいアプリを選択できます。

アプリボタン

連携したいアプリを選択

ただし、Dropbox、Microsoft OneDriveなどについては、「アプリ」ではなく、「画面共有」から共有します。
また、共有するアプリについてはデスクトップ画面同様、事前にアクセス権限を付与しておく必要があります。

スマホ・タブレット画面

スマホ・タブレット画面を共有することで、それらに表示されている画面をミーティング相手と共有できます、
Zoom画面下の「画面共有」をクリックし、「iPhone/iPad」を選択します。

アプリボタン

ホワイトボード

ホワイトボードでは他の共有機能と異なり、リアルタイムで情報を作成し、共有できます。
そもそもホワイトボード機能とは、物理的に存在するホワイトボードや黒板のようなイメージです。

ホワイトボード

文字の執筆、イラストの描写などが可能で、その場で編集もできます。
ミーティングを行う中で、言葉だけでは理解しにくいときなどに有効的なツールです。

ホワイトボードを共有する際には、Zoom下部の「画面共有」から、「ホワイトボード」を選択します。
共有を停止したい場合は、「×」をクリックする、もしくは「共有の停止」から停止可能です。

ファイル

「画面共有」からさまざまなファイルも共有可能です。
手順は「画面共有」をクリックし、「ベーシック」(デフォルト)から「ファイル」に移行します。

ファイルの共有

共有したいファイルが保存されているアプリを選択します。
デスクトップ画面と同様にアクセス権限が付与されていない場合は、Zoomと連携させる必要があります。
参考:Zoom連携アプリとは?今すぐ連携しておきたいオススメのアプリ10選

チャット機能で共有する

Zoomのチャット機能を用いて、ファイルを共有することができます。

チャット機能で共有する

上記に表示されている箇所にファイルがあれば、該当のアプリをクリックします。
その他、PCに保存されているファイルを選択したい場合は、「コンピュータ」をクリックすることでファイルの共有が可能です。

ちなみに、チャット機能はZoomを起動しミーティング開始後、下部に表示される「チャット」を選択することで、画面右に表れます。

チャットボタン

ファイルの共有方法(ホスト・参加者)

ファイルの共有方法(ホスト・参加者)

ファイルを共有することはホストと参加者の双方が可能です。

ホストが共有したい場合

ホストがファイルを共有する際には、以下の手順で行います。

1.Zoomアプリを起動する
2.サインインし、ミーティングを開始する
3.下部に表示される「画面の共有」をクリックする
4.共有したいファイルを選択し、「共有」をクリックする


参加者が共有したい場合

参加者が共有する際も、手順はホストが共有する方法と同様です。
しかし、事前に「ホストが参加者に画面共有することを許可しておく」必要があります。
その手順は以下の通りです。

1.Zoomミーティングを開始する
2.下部に位置する「セキュリティ」をクリックする
3.リストにある「画面の共有」にチェックを入れる

  ※下の画像参照

参加者が共有したい場合

Zoomで資料を共有する高度な設定

Zoomで資料を共有する高度な設定

Zoomで資料を共有する高度な設定には、大きく分けて「ビデオ共有オプション」と「画面共有オプション」、「オーディオ共有オプション」の3種類が存在します。

ビデオ共有オプション

ビデオ共有オプションにおいて、詳細から高度な設定を行う際には以下の手順で実行できます。

1.アカウントをクリックする
2.「設定」をクリックする
3.「ビデオ」を選択する
4.左下に位置する「詳細」を選択する


ビデオ共有オプション

ビデオ共有オプション

「詳細」に進む前のこの段階でも、さまざまな設定が可能です。
ミーティングのニーズに応じて、設定してみましょう。

ビデオ共有オプション

「詳細」まで進むと上記の画像のように、「ノイズ除去でビデオ品質を最適化」、「ビデオの受信に対してハードウェア加速を使用」が表示されます。(Macの場合)

「ノイズ除去でビデオ品質を最適化する」を有効にすることで、 雑音などのノイズ除去が行われ、参加者に対しクリアなビデオ映像を届けることができます。

「ビデオの受信に対してハードウェア加速を使用」にチェックを入れることで、受信したビデオフィードのレンダリングを改善します。
しかし、ハードウェアリソースを使用するため、これがない場合は、画質が低下する可能性もあります。
※レンダリング:何らかのデータをもとにして表示内容を作ること。画像を整えること。

画面共有オプション

画面共有オプションも同様に、アカウントの設定から行います。

1.アカウントをクリックする
2.「設定」をクリックする
3.「画面の共有」を選択する
4.左下に位置する「詳細」を選択する


画面共有オプション

画面共有オプション

画面共有オプション

「詳細」まで進めると、上の画像のようなオプション設定が可能です。

「画面共有を◯フレーム毎秒に制限します」では、画面共有の帯域幅要件を満たしていない場合にのみ、画面共有のフィードを指定したフレーム/秒に制限することができます。

「共有コンテンツの周囲に緑色の境界を表示」については、文字通り共有している資料を識別しやすいように緑色の枠が表示されます。

「選択したアプリのウインドウのみを共有」にチェックを入れることで、選択したアプリケーションのウインドウのみを共有することが可能です。

「画面共有にTCP接続を使用してください」は共有している画面(資料)が、他のユーザーに使用されていない場合に、チェックを入れます。

「画面キャプチャモード」では、画面(資料)を共有する際のキャプチャ方法を指定できます。

参考:Zoom-高度なデスクトップ クライアント設定-

オーディオ共有オプション

オーディオ共有オプションを行う際には、以下の手順で実行できます。

1.アカウントをクリックする
2.「設定」をクリックする
3.「オーディオ」を選択する
4.左下に位置する「詳細」を選択する


オーディオ共有オプション

オーディオ共有オプション

「詳細」に進む前のこの段階でも、さまざまな設定が可能です。

オーディオ共有オプション

「詳細」まで進めると、エコー除去における設定を行えます。
「自動」or「強度」を選択できます。(Macの場合)
必要に応じて、除去レベルを変更しましょう。

参考:【Zoom】オーディオ共有のやり方とオリジナル音源の設定方法とは?

複数の画面(資料)を同時に共有する方法

複数の画面(資料)を同時に共有する方法

複数の画面を同時に共有するには、画面の共有オプションを設定する必要があります。

複数の画面(資料)を同時に共有する方法

上記の画像のように、複数の参加者(ホスト含む)が画面を共有する場合、「複数の参加者が同時に共有可能」にチェックを入れます。
すでに画面共有を行っている場合でも、他の参加者も共有可能です。

しかし、画面表示について、以下のような注意点が存在します。

●デュアルモニターを使用している参加者は、各モニターで合計2画面が表示されます。
●モニターが1台の参加者は、最新の共有画面が表示されます。(表示オプションから切り替え可能)
●スマホなどのZoomアプリを使用している場合、最初に共有された画面のみが表示されます。(画面の切り替え不可)

また、画面の表示以外でも制限があります。

●複数の画面共有を行っている間、「ビデオクリップ用に最適化」はできません。
●オーディオ共有は可能ですが、参加者がそのオーディオを聴く際には、該当する共有画面を開いている必要があります。
●スマホなどのモバイルアプリユーザーは、他のユーザーが画面共有している間は共有できません。

複数の画面を表示することで、多くの情報を共有できますが、これらの注意点や制限があるため、事前に意識しておく必要があるでしょう。

資料を共有できない5つの原因

複数の画面(資料)を同時に共有する方法

資料を共有できない場合には、以下の5つの原因が考えられます。

●ビデオクリップ用に最適化が「オン」になっている
●ホストから画面共有する許可をもらっていない
●アプリのバージョンが古い(更新していない)
●デバイス同士で異なるWi-Fiに接続している
●無料のZoomアカウントを使っている

ビデオクリップ用に最適化が「オン」になっている

「ビデオクリップ用に最適化」にチェックが入っていると、資料の共有は可能ですが、画像が荒くなる傾向にあります。
そのため、画質に問題がある場合は、「ビデオクリップ用に最適化」を確認してみましょう。

ちなみに「ビデオクリップ用に最適化」は、Zoomミーティング下部の「画面の共有」をクリックすることで、画面下に表示されます。

ビデオクリップ用に最適化が「オン」になっている

ホストから画面共有する許可をもらっていない

参加者が「画面の共有」から資料を共有したい場合、ホストから許可を得る必要があります。
以下の手順に沿って、共有する前にホストが承認するようにしましょう。

1.Zoomミーティングを開始する
2.下部に位置する「セキュリティ」をクリックする
3.リストにある「画面の共有」にチェックを入れる

アプリのバージョンが古い(更新していない)

アプリケーションのバージョンが古ければ、仕様により不具合が発生する危険性があります。
つまり解決策は、アプリを新しいバージョンにアップデート(更新)することです。

PC版(デスクトップ版)であれば、公式サイトから更新できます。
スマホの場合は「Apple Store」や「Google Play Store」から更新可能です。

また、アプリのバージョンに限らず、PCやスマホ自体のバージョンにも注意が必要です。
例えば、WindowsやmacOS、iOSやAndroid OSなどが古ければ、こちらも不具合に繋がります。

デバイス同士で異なるWi-Fiに接続している

デバイス同士で異なるWi-Fiに接続している場合も、画面(資料)を共有できません。
例えば、PC画面からスマホ画面を共有したい場合、それぞれが異なるWi-Fiに接続していると、共有不可能です。

デバイス同士、同一のWi-Fiに接続されているかを確認しましょう。

無料のZoomアカウントを使っている

無料のZoomアカウントを使っている場合、画面(資料)共有できるのはホストのみです。
ホストに限らず、参加者も共有したい場合は、有料のアカウントを購入する必要があります。

高度な資料共有を通して、Zoom会議をより有意義にしよう!

ビデオクリップ用に最適化が「オン」になっている

資料共有において、高度な設定まで活用できるようになれば、Zoom会議を今まで以上に有益なものにできます。

具体的には、共有される資料の質が向上することにより、参加者の満足度が向上します。
また、主催者においても提示したい資料を期待したイメージで示せるようになります。

資料を共有する方法は、以下の通りです。

デスクトップ画面
アプリ画面
スマホ・タブレット画面
ホワイトボード
ファイル

中でも「ビデオ共有オプション」と「画面共有オプション」、「オーディオ共有オプション」の高度な設定を施すことで、資料をより鮮明に、理解しやすいかたちで提示することができます。

自社完結で運営できるようになる「ウェビナーサポート」

自社完結で運営できるようになる「ウェビナーサポート」

自社完結でウェビナー運営できるようになる「ウェビナーサポート」をご紹介いたします。

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事前に配信環境の確認や設定、用意しておくべき機材を紹介し、配信当日においては安心してウェビナー進行に集中できるようにサポートします。例えば、ウェビナーサポートスタッフが「講演資料の共有」、「動画やBGMの再生」、「投票機能の設定・実行」などを行います。

自社完結でのウェビナー開催が難しい場合や初めての開催は、ぜひウェビナーサポートへご相談ください。


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