【総務・経理向け】資料探しの無駄をゼロに！デジタルアーカイブの費用対効果

企業の総務部や経理部にとって、増え続ける紙の資料や図面の管理は頭の痛い問題です。「資料を探す時間」は、実は会社の隠れたコストになっていることをご存知でしょうか？この記事では、紙の資料をデジタルアーカイブ（資料のデジタル化）することで、どれほどの費用対効果が得られるのか、そして非技術者でもわかる導入の進め方を解説します。

この記事でわかること（結論・要約リスト）

資料探しの時間、保管スペースの維持費が年間数百万円の隠れたコストになっている実態。
デジタルアーカイブ導入で実現する検索時間90%カットの費用対効果。
貴重な資料を傷つけずにデジタル化する「非破壊スキャン」技術の重要性。
総務・経理部門が今すぐ始めるべき、デジタルアーカイブ導入の具体的な3ステップ。

御社の「隠れたコスト」は資料探しにかかる時間です

毎日当たり前に行っている「紙の資料を探す」行為。実は、このルーティンこそが、御社の利益を削っている「隠れたコスト」かもしれません。

総務・経理部門で発生する「資料探しの非効率」の実態

総務や経理の担当者は、契約書、図面、領収書など、過去の資料を参照する機会が非常に多いです。

キャビネットや倉庫から該当資料を探し出す時間
資料がどこにあるか部署のメンバーに尋ねる時間
探しても見つからず、イチから再作成する時間

これらの時間は、本来もっと生産的な業務に充てるべき人件費です。ある調査では、ビジネスパーソンは週に平均数時間を資料探しに費やしているというデータもあります。（出典：一般的な傾向として）

紙の保管スペースにかかる地代家賃という固定費

紙の資料を保管するためのスペースにも、当然コストがかかっています。特に都市部のオフィスの場合、書庫や倉庫として利用している面積の賃料は、馬鹿になりません。これらの固定費は、デジタル化によって資料が不要になれば、より収益性の高い用途に転用できるようになります。

デジタルアーカイブがもたらす3つの費用対効果

💡 用語解説：費用対効果 かかった費用（コスト）に対して、どれだけのメリット（効果）が得られたかを示す指標。導入の判断に必要な視点です。

資料をデジタルアーカイブ（紙の資料を高画質でスキャンし、デジタル化して保存・管理すること）にすることで、以下の3つの明確な費用対効果が生まれます。

1. 業務効率化：検索時間90%カットで人件費を削減

デジタル化の最大のメリットは、資料の検索性が劇的に向上することです。専門業者のデジタルアーカイブサービスでは、資料をスキャンする際にOCR（光学文字認識／画像の中の文字をテキストデータに変換する技術）処理を行います。これにより、ファイル名だけでなく、資料の本文に含まれるキーワードでも検索できるようになります。「〇〇年の契約書」と入力するだけで、数十秒で見つかるようになれば、資料探しの時間はほぼゼロになります。この浮いた時間をコア業務に充てることで、実質的な人件費削減に繋がります。

2. コスト削減：物理的な保管スペースと管理コストをゼロに

デジタル化が完了すれば、法定保存義務期間を過ぎた資料や、利用頻度の低い資料は廃棄できます。結果として、資料棚や書庫として使っていたスペースが不要になり、賃貸料が削減されます。さらに、紙の資料を管理するためのファイルやキャビネット、そして「資料をファイリングする」という作業自体も不要になります。

3. リスク回避（BCP対策）による潜在的な損害の抑制

紙の資料は、地震、水害、火災などで一度失われると二度と元に戻りません。

💡 用語解説：BCP対策 事業継続計画（Business Continuity Plan）の略。災害が起きても、会社の事業をなるべく止めないようにするための計画や対策です。

重要図面や過去の取引データが消失した場合、事業に甚大な損害を与え、復旧費用はデジタル化のコストを遥かに上回ります。デジタルアーカイブ化し、データを遠隔地に保管（クラウドサービスなど）することは、最善のBCP対策であり、将来の潜在的な損害を未然に防ぐ費用対効果があります。（出典：経済産業省事業継続計画（BCP））

専門知識不要！デジタルアーカイブの進め方3ステップ

「どこから手を付けていいか分からない」を解決します

デジタル化は、専門業者と協力すれば、実はシンプルに進められます。

Step 1: 整理（対象資料の選定と「非破壊スキャン」の必要性）

まずは「絶対に捨ててはいけない資料」「利用頻度が高い資料」「劣化が進んでいる貴重な資料」に分類します。特に、古い図面や古文書などの貴重な資料は、裁断や強い圧力をかける一般的なスキャンはできません。ゴートップのサービスが提供する「非破壊スキャン」は、資料を傷つけずに高精細にデジタル化できるため、資料の価値を損ないません。

Step 2: 変換（OCRとデータ形式の最適化）

スキャンした画像データに対し、OCR処理を行い、検索可能なPDFなどの最適な形式に変換します。この工程が、資料探しの時間をゼロにするための肝となります。専門業者に依頼することで、データの品質を担保し、後から使える形式に整えることができます。

Step 3: 運用（クラウド管理とガバナンス強化）

デジタル化した資料は、セキュリティの高いクラウドやサーバーで一元管理します。

💡 用語解説：ガバナンス 企業全体のルールや、それが守られているかをチェックする仕組み。デジタル資料では「誰がいつアクセスしたか」を厳しく管理するために重要です。

デジタル化により、アクセス権限の設定が容易になり、情報漏洩のリスクを減らすガバナンス強化にも繋がります。

まとめと次のアクション：費用対効果を具体的に算出する

デジタルアーカイブは単なる「紙のデジタル化」ではありません。人件費、保管コスト、そして災害リスクという、御社の3つのコストを一挙に削減する「戦略的な投資」です。特に、ゴートップの非破壊スキャン技術は、他社では断られがちな貴重な図面や資料のデジタル化を可能にします。

御社の資料数に基づき、具体的な費用をシミュレーションしてみませんか？

資料請求をする＞

まずは、お気軽にお問い合わせいただき、御社のコスト削減に向けた一歩を踏み出してください。