【総務・BCP担当者必見】重要図面を非破壊スキャンで保全する3ステップ
総務部、BCP（事業継続計画）担当者の皆様、貴社の「命綱」である過去の設計図、技術資料、契約書は、大災害から守られていますか？
近年、地震や水害のリスクが高まる中、「紙媒体での保管」は、企業存続を脅かす最大のリスクとなりつつあります。しかし、古い貴重な資料を裁断してスキャンするわけにはいきません。
✅ 結論：BCP対策としての重要資料保全の最適解
企業の重要資料保全の最適解は、貴重な原稿を傷つけない**非破壊スキャン**を活用した**デジタルアーカイブ化**です。これにより、以下の3つの主要なリスクを同時に回避できます。- **物理的損壊リスクの排除:** 遠隔地へのデータバックアップにより、災害リスクをゼロ化。
- **業務停滞リスクの回避:** OCR処理により、膨大な資料から必要な情報を瞬時に検索可能。
- **保管コストの削減:** 物理的な保管スペースが不要となり、ランニングコストを大幅に削減。
1. 災害時、企業の「命綱」である重要資料が抱える3つのリスク
📌 このセクションのポイント
物理的損壊、検索不能、そして法令違反のリスクは、企業の存続を脅かします。災害前にこれらのリスクを正しく理解し、対策を講じることが重要です。
BCP（事業継続計画）
💡 用語解説：BCP（事業継続計画）
地震や水害などの災害が発生した際に、会社が重要な事業を中断させずに、または短い期間で再開させるための計画のことです。
の策定において、物理的な資料がボトルネックとなるケースは少なくありません。特に古い図面や技術資料は代替がきかないため、リスク管理の対象として最優先すべきです。
1-1. 地震・水害による物理的損壊リスクと復旧コスト
紙の資料は、火災、浸水、地震による破損など、物理的な災害に対して極めて脆弱です。資料が失われた場合、それを再作成・復旧させるには膨大な時間とコストが発生します。特に古い設計図や過去の技術情報は「プライスレス」であり、一度失うと企業の技術的な競争優位性が損なわれる恐れがあります。 （出典：内閣府 防災情報）1-2. 紙媒体による「検索不能」リスク
災害が発生し、仮に資料が損壊を免れても、オフィスや倉庫が一時的に使えなくなれば、資料へのアクセスは不可能になります。事業再開のフェーズに入った際、必要な図面や契約書が「見つからない」「取り出せない」状態は、業務停滞に直結します。デジタル化されていない資料は、**災害時の検索性がゼロ**に等しいのです。1-3. 法令順守（コンプライアンス）上のリスク
法令で一定期間の保存が義務付けられている文書（例：電子帳簿保存法、各種議事録）が災害で失われた場合、それはコンプライアンス違反となる可能性があります。デジタルアーカイブ化は、これらの重要文書を永続的に、かつ高いセキュリティ下で保存するための前提条件となります。💡 用語解説：コンプライアンス
企業が法律や社会的なルール、社内規定などを守り、公正かつ誠実に事業活動を行うことです。
2. なぜ今、「非破壊スキャン」によるデジタルアーカイブが必要なのか？
📌 このセクションのポイント
貴重な資料を傷つけずに高画質でデジタル化できる非破壊スキャンは、BCP対策と検索性向上を両立させる唯一の手段です。
2-1. 「非破壊スキャン」とは？貴重な原稿を傷つけない技術
デジタルアーカイブ化を進める上で、特に課題となるのが**「貴重な資料をどう扱うか」**です。古い図面、綴じられたままの原稿、破損しやすい古文書などは、一般的なスキャン機にかけると裁断や破損の恐れがあります。💡 用語解説：非破壊スキャン（ひはかいスキャン）
資料を裁断したり、無理に開いたりすることなく、**貴重な資料を傷つけずに**デジタル画像として取り込む特殊なスキャン方法です。
非破壊スキャンは、資料を傷つけることなく、高解像度で取り込む特殊技術です。これにより、資料の歴史的・技術的価値を損なうことなく、保全性を確保しつつデジタル化が可能になります。
2-2. BCPを盤石にするデジタルアーカイブの4大メリット
非破壊スキャンでデジタル化された資料をクラウドで管理するデジタルアーカイブは、BCP対策に不可欠です。具体的なメリットは以下の通りです。| メリット | BCPへの貢献 |
|---|---|
| **リスク分散** | 遠隔地のデータセンターで保管するため、オフィスが被災してもデータは無事。 |
| **即時検索性** | OCR
💡 用語解説：OCR（光学文字認識）
スキャンした画像データ（文字の絵）の中から、コンピューターが文字を読み取り、検索できるテキストデータに変換する技術のことです。
処理により、業務再開時に必要な資料を瞬時に取り出し可能。 |
| **スペース削減** | 物理的な保管スペース（倉庫・書庫）が不要となり、ランニングコストを大幅削減。 |
| **業務効率化** | 資料探しの「無駄時間」がなくなり、社員が本来業務に集中できる。 |
3. 【実務担当者向け】重要図面保全を実現する3つのステップ
📌 このセクションのポイント
資料の棚卸しから、専門業者によるスキャン、クラウド管理まで、実務担当者がすぐに実行できる具体的な3つの手順を解説します。
3-1. Step 1: 資料の重要度・緊急度に応じた「棚卸し」
すべての資料を一度にデジタル化する必要はありません。まずは「BCP上、失うと事業継続が困難になる資料」を特定します。特に「設計図」「過去の技術データ」「重要契約書」は最優先です。棚卸しにより、デジタル化の範囲と予算感を明確にできます。3-2. Step 2: 専門業者による非破壊スキャンとOCR処理
資料を専門の業者（株式会社ゴートップなど）へ委託します。古い、またはデリケートな資料は必ず「非破壊スキャン」に対応しているか確認が必要です。スキャン後、必要な情報を検索可能にするために、OCR処理によるテキスト化も同時に依頼しましょう。この工程が、後の業務効率を大きく左右します。 （出典：国立国会図書館 デジタルアーカイブ）3-3. Step 3: クラウドでのデータ管理とBCP訓練への組み込み
デジタル化されたデータは、セキュリティが確保されたクラウドシステムで管理します。アクセス権限の設定（ガバナンス強化）を行い、誰でも簡単に、必要なときにデータを取り出せる環境を構築しましょう。そして、BCP訓練の際に、デジタルアーカイブから資料を検索・利用する訓練を組み込み、実効性を高めることが重要です。4. まとめ：資料保全は「企業の未来」への投資である
重要資料のデジタルアーカイブ化は、単なる「古い紙を片付ける」作業ではありません。それは、予期せぬリスクから企業を守り、事業継続の確実性を高めるための**戦略的な「未来への投資」**です。 特に、貴重な資料を失わずにデジタル化できる「非破壊スキャン」技術は、BCP対策の精度を飛躍的に高めます。この機会に、貴社の重要資料の保全状況を改めて見直し、確実なデジタルアーカイブの実現をご検討ください。よくある質問（FAQ）
Q. デジタルアーカイブの導入費用はどのくらいかかりますか？
A. 初期費用は資料の「種類・量・状態」で大きく変動しますが、長期的には**保管スペースの賃料や人件費が削減**されるため、**数年で費用対効果**が得られるケースが多いです。
Q. 紙の図面をデジタル化するメリットは何ですか？
A. 主なメリットは、**①BCP対策（データ保全）**、**②検索時間のゼロ化**、**③保管スペースの削減**、**④劣化・紛失リスクの排除**の4点です。
Q. 非破壊スキャンはどのような資料に適用されますか？
A. 主に**古い貴重書、美術品、技術的に重要な設計図、または極めて破損しやすい資料**など、**「物理的に傷つけられない」**資料に適用されます。
記事監修：株式会社ゴートップ
