【決裁者向け】紙の資料の「隠れたコスト」をゼロにするデジタルアーカイブの費用対効果
経営層・情報セキュリティ部門・DX推進責任者の課題に対する結論：
- 御社の「紙の資料探し」と「保管スペース」は、年間で膨大な「隠れたコスト」になっています。
- デジタルアーカイブ（資料の電子化）は、業務効率化・コスト削減・BCP対策（リスク回避）を同時に達成する投資です。
- 弊社の「非破壊スキャン」なら、古い図面や貴重書を裁断せず、原本そのままの状態で高品質にデータ化可能です。
本記事では、ITに詳しくない方でも分かる「デジタル化の費用対効果」と「失敗しない導入手順」を解説します。
この記事でわかること（要約リスト）
- 紙の資料管理が経営に与えている「見えない損失」の実態。
- 検索時間を数秒にするOCR（文字認識）の威力とメリット。
- 災害で会社を守るために、なぜ「紙のデジタル化」が最強のBCP対策なのか。
- 専門知識不要。デジタル化導入の3ステップ。
御社の「隠れたコスト」は資料探しと保管スペースです
📌 このセクションのポイント
「資料を探す時間」と「紙を置く場所代」。この2つは利益を生まないコストです。
デジタル化により、このリソースを「価値を生む業務」へ転換できます。
毎日、必要な契約書や図面を探すためにキャビネットを往復していませんか？ 実は、この時間が御社の生産性を大きく下げています。
生産性を阻害する「アナログ管理」の限界
総務省の調査によれば、デジタル化を進めている企業ほど労働生産性が高い傾向にあります。逆に言えば、紙中心の業務プロセスを残している企業は、競合他社に比べて「見えないハンデ」を背負っていることになります。データから見るデジタル化の効果：
デジタル化を実施している企業は、実施していない企業に比べて労働生産性が高い水準にあります。
紙情報のデジタル化は、業務効率向上の第一歩です。
（出典：総務省：令和5年 情報通信白書 第1部 第2章）
都心オフィスにおける「保管スペース」の無駄
オフィスの賃料を坪単価で計算した際、書庫やキャビネットが占有している面積には、毎月いくらのコストがかかっているでしょうか。 法定保存期間が過ぎた書類や、ほとんど閲覧しない図面のために、高い家賃を払い続けるのは経営的に得策ではありません。デジタル化すれば、そのスペースを会議室やリフレッシュスペースに転用でき、オフィスの価値を最大化できます。デジタルアーカイブがもたらす3つの導入効果
💡 用語解説：デジタルアーカイブ
単なるスキャンではなく、将来にわたって資料を確実に利用・保存できるよう、
適切な形式と品質で電子化し、体系的に管理すること。
1. 【効率化】OCR検索で「探す時間」を瞬時に短縮
専門業者によるデジタル化では、スキャン画像に対して**OCR（光学文字認識）**処理を行います。💡 用語解説：OCR
Optical Character Recognitionの略。画像データに含まれる文字を自動で読み取り、
テキストデータとして保存する技術。これにより、ファイルの中身までキーワード検索が可能になります。
これにより、例えば「2015年 〇〇建設 図面」といったキーワードでPCから検索するだけで、必要な資料が瞬時に表示されます。倉庫へ行く移動時間も、ページをめくる時間も不要になります。
2. 【コスト削減】物理保管費用の削減
電子化が完了すれば、原本保存が法律で義務付けられている一部の書類を除き、紙の原本を廃棄または外部倉庫へ安価に移管できます。 これにより、オフィス内の高コストな保管スペースを削減し、固定費をスリム化できます。3. 【リスク回避】BCP対策としてのデータ保全
地震や水害、火災が発生した際、紙の資料は最も失われやすい資産の一つです。💡 用語解説：BCP対策
事業継続計画（Business Continuity Plan）。緊急事態においても中核事業を継続、
または早期復旧させるための計画。データのバックアップはその根幹です。
中小企業庁も、BCP策定において重要情報のバックアップを推奨しています。紙の資料をデジタル化し、クラウドや遠隔地のサーバーに保存することは、**災害時に事業を止めないための最強の保険**となります。（出典：中小企業庁：中小企業BCP策定運用指針）
専門知識不要！デジタル化の進め方3ステップ
📌 このセクションのポイント
重要なのは「資料を傷つけないこと」です。
弊社なら、貴重な図面や製本された資料も「非破壊」でデジタル化できます。
Step 1: 資料の選別と「非破壊スキャン」の活用
まず、社内の資料を「法的保存が必要なもの」「業務で頻繁に使うもの」「歴史的価値があるもの」に分けます。 特に、古い図面や契約書、和綴じの書籍などは、一般的なスキャナーでは裁断（分解）が必要な場合があります。しかし、**「非破壊スキャン」**技術なら、**資料を裁断せず、開いた状態のまま上から撮影するようにスキャン**するため、原本を一切傷つけません。Step 2: 用途に合わせたデータ変換
スキャンしたデータは、用途に合わせて最適化します。 * **検索重視なら:** 透明テキスト付きPDF（OCR処理済み） * **高精細保存なら:** TIFFや高解像度JPEG * **電子書籍として閲覧なら:** EPUB形式 こうした技術的な判断も、専門スタッフがヒアリングの上で提案します。Step 3: 安全な運用・管理
データ化した後は、アクセス権限を設定して共有します。「誰が」「いつ」見たかのログ管理も可能になり、紙の持ち出しによる紛失リスクもゼロになります。まとめ：まずは「どれくらいコスト削減できるか」の試算から
デジタルアーカイブの導入は、単なる事務作業ではなく、将来のリスクとコストを削減する**経営戦略**です。 * **スペース削減**による固定費カット * **検索時間短縮**による人件費の有効活用 * **非破壊スキャン**による貴重資料の保護とBCP対策 これらをワンストップで実現できるのが、弊社の強みです。まずは、御社の手元にある資料の量をお知らせください。どれくらいの効果が見込めるか、具体的にご提案いたします。デジタル化でのコスト削減額をシミュレーションしませんか？
無料相談はこちら ＞よくある質問（FAQ）
Q. 古くて破れそうな図面や和紙の資料でもスキャンできますか？
A. はい、可能です。弊社の「非破壊スキャン」は、資料に直接触れるガラス面への押し付けを行わず、非接触に近い状態でデジタル化する機材も保有しています。劣化が進んだ貴重な資料こそ、お任せください。
Q. デジタル化した後の「紙の原本」はどうすればいいですか？
A. 法令で保存義務のある文書以外は、廃棄（溶解処理など）をお勧めしています。もちろん、貴重な資料として倉庫で保管を続ける場合も、デジタルデータがあれば普段の閲覧で原本を傷めることがなくなります。
Q. 法律（e-文書法など）への対応は相談できますか？
A. はい。電子帳簿保存法やe-文書法には「見読性」「完全性」「検索性」などの要件があります。これらを満たすための解像度やファイル形式の設定についても、専門スタッフがアドバイスいたします。
