紙からデジタルへ！名刺発注のDXが会社にもたらす3つのメリット

なぜ今、名刺発注までデジタル化（DX）すべきなのか？

「名刺の発注は印刷会社にメールかFAXを送るだけ。大した手間ではない」と考えていませんか？

実は、この「大した手間ではない」と見過ごされている業務こそが、日本の労働生産性（社員一人あたりでどれだけの成果を生み出したかを示す指標）が低い要因の一つになっているのです。

日本の「労働生産性」が低い原因は「ノンコア業務」にある

総務省や経済産業省が推進するDX（デジタルトランスフォーメーション／IT技術を使って会社全体や仕事のやり方を変革すること）は、複雑なAI導入だけを指すわけではありません。

日本の企業が抱える大きな課題の一つが、名刺発注のような「ノンコア業務」に時間が取られすぎていることです。

• 社員からの依頼を受けて、氏名や部署を確認する。
• 誤字脱字がないか、レイアウトが崩れていないか確認する（プレビューチェック）。
• 上長に承認を依頼し、催促する。
• 発注データを作成し、印刷会社に送る。

これら全てが、総務担当者の貴重な時間、つまり会社のコストを削り続けています。

（出典：厚生労働省 労働生産性に関するデータ）

バックオフィスこそDXの「成功体験」を生みやすい

企業がDXを推進しようとして、最初に大きな壁にぶつかるのは「複雑で、全社的なシステム変更」です。

名刺発注のデジタル化は、基幹システムに比べて非常にシンプルです。

バックオフィス業務の中でも比較的小さな領域から始めることで、「システム導入って簡単なんだ」「こんなに業務が楽になるんだ」という社員全員の成功体験を生み出すことができます。

この小さな成功体験の積み重ねが、やがて全社的なDX推進の大きな波につながるのです。

名刺発注システム導入が会社にもたらす3つの具体的なメリット

株式会社ゴートップのWEB受発注サービスを導入することで、具体的にどのような変化が起こるのか、3つのメリットに分けて解説します。

メリット1：総務担当者の工数「ゼロ」化とコスト削減（効率化）

手作業による発注業務は、すべてシステムが肩代わりします。

従来の業務	システム化後の変化
発注データの作成・チェック	社員自身が入力し、システムが自動でデザインを固定（総務のチェック不要）
承認の依頼・催促	設定された承認フローに沿って自動通知（総務の介在不要）
部署ごとの仕様や価格の確認	発注ルールと価格がシステム内で一律管理され、確認作業が不要

総務担当者は、システムの設定と管理に集中できるようになり、名刺発注にかかる工数は限りなくゼロに近づきます。

メリット2：全社のガバナンス強化とブランドの統一（リスク回避）

企業が成長するとともに、名刺のデザインや記載内容の「ゆらぎ」が大きなリスクにつながります。

例えば、「ロゴの配置が間違っている」「指定されたフォントではない」「勝手に私的な内容を追記している」といった状況です。

システムを導入することで、会社が認めたテンプレート以外での発注が一切できなくなります。

これにより、社員が誰であっても、どこで発注しても、統一された企業ブランドイメージを守ることができます。

メリット3：社員データの「見える化」と一元管理（資産化）

名刺発注は、社員の氏名、部署、役職といった重要な社員データを扱います。

システム内でこれらの情報が常に最新の状態で一元管理されるため、単なる名刺発注に留まらないメリットが生まれます。

• 人事異動や組織変更があった際も、過去の発注データを参照し、正確かつ迅速に再発注が可能。
• 過去の部署ごとの発注量やコストがデータとして残り、予算編成や経費管理が容易になる。

【導入成功の鍵】ITに詳しくない担当者でも失敗しないシステム選び

「システム導入」と聞くと、難しい設定や専門知識が必要だと身構えてしまうかもしれません。しかし、名刺発注システムはITに詳しくない総務担当者こそが、最もスムーズに使いこなせるように設計されているべきです。

専門用語や複雑な設定は不要！操作画面のわかりやすさ重視

ゴートップのWEB受発注サービスは、直感的な操作と明快なプレビュー機能を重視しています。

社員は画面の指示に従って氏名などを入力するだけで、すぐに最終イメージを確認できます。これにより、総務担当者が「ちゃんと発注できているか？」と不安になる必要がなくなります。

「承認ルート」を自由に設定できる柔軟性があるか

企業によって、名刺の発注ルールは様々です。「役職者だけは総務部長の承認が必要」「支店ごとに承認者が違う」など、複雑なケースが多いのが現実です。

ゴートップのサービスは、これらの複雑なルールに合わせて柔軟に承認ルートを設定できるため、既存の社内ルールを無理に変える必要がありません。