名刺発注の業務効率化｜総務の負担を80%削減するWeb発注システム導入ガイド

最終更新日: 2025年12月9日

  名刺の発注業務は、企業の活動に不可欠な定型業務です。しかし、その実態は担当者の時間と精神を削る「地味な重労働」になっていないでしょうか。 結論から申し上げます。

Web発注システムの導入で、名刺業務の負担は80%削減できる

アナログな名刺発注フロー（Excel台帳やメール依頼）を撤廃し、Web受発注システム（Web-to-Print）へ移行することで、これらの課題は劇的に解決します。 特に、従業員数50名以上の中堅企業や、多拠点で展開している企業様の場合、全社共通のシステム導入が「残業ゼロ」への最短ルートとなります。 本記事では、株式会社ゴートップが提供する法人向けサービスの実績をもとに、劇的な効率化を実現する具体的な3つのステップと、失敗しないシステム選定のポイントを解説します。

総務の負担を「残業ゼロ」へ変える具体的な3ステップ

システム導入後の理想的な業務フローを解説します。鍵となるのは、総務担当者の手を離れる「セルフサービス化」と「自動承認」です。

Step 1：依頼をシステムに一本化し「入力ミス」を防ぐ

これまでは総務担当者がメールの内容をExcelに転記したり、印刷会社へ発注メールを送ったりしていました。この「転記作業」こそがミスの温床です。 Web発注システムでは、名刺を利用する本人（または各拠点の担当者）が直接データを入力します。 これにより、総務担当者が行っていた「情報の確認・修正作業」自体が不要になります。

Step 2：プレビュー機能で「校正チェック」を自動化

「印刷してみたら文字が切れていた」「レイアウトが崩れていた」というトラブル。これを防ぐために、総務担当者が目視でダブルチェックしていませんか？ システム導入後は、以下の機能がチェック業務を代行します。

● リアルタイム・プレビュー機能

入力した内容がその場で名刺の画像として生成されます。依頼者本人が「仕上がりイメージ」を確認してから発注ボタンを押すため、手戻りが激減します。

● 自動承認フロー（ガバナンス機能）

「規定のフォントを使っているか」「ロゴの位置は正しいか」といった基本ルールはシステムが自動判定。問題なければ上長や総務の承認なしで印刷へ回す設定も可能です。

株式会社ゴートップの名刺Web発注サービスは、このプレビュー機能の操作性に定評があり、総務担当者のチェック工数を従来の1/5以下に抑えることが可能です。

Step 3：履歴データ活用と一括請求で「経理」を楽にする

「誰が・いつ・何枚」発注したかの履歴データは、すべてシステム上に残ります。 月末には全社分の発注データをCSVでダウンロードしたり、部署ごとにコードを割り振って一括請求書を発行したりできるため、経理部門の仕分け作業も大幅に簡素化されます。

【試算】名刺発注システム導入で削減できる「隠れたコスト」

名刺発注にかかるコストは、印刷代だけではありません。担当者の人件費という「見えないコスト」が発生しています。 以下は、一般的な中堅企業（社員数500名想定）における削減効果の試算です。

※当社試算による目安です。効果を保証するものではありません。

失敗しない「法人向け名刺システム」選びの3つのポイント

多くのシステムが存在しますが、総務・人事が本当に業務を効率化するためには、以下の3点に注目して選定することが重要です。

1. 現場が迷わない「使いやすさ（UI）」

高機能でも操作が難しいシステムは現場に定着せず、結局メール依頼に戻ってしまいます。「マニュアルなしでも直感的に使えるか」「プレビュー画面は見やすいか」を重視しましょう。

2. ガバナンスを守る「承認機能」

勝手に肩書きを変えたり、ロゴを移動させたりできないよう、ロック機能や承認フローが柔軟に設定できるかが、企業のブランドを守る鍵となります。

3. 導入後の「サポート体制」

クラウドサービス（ASP）であっても、貴社特有のルールに合わせた初期設定や、組織変更時のデータ更新など、専任スタッフによるサポートがあるベンダーを選ぶと安心です。 弊社の名刺Web受発注サービスは、これら全ての基準を満たし、多くの法人様から高い評価をいただいております。

よくある質問（FAQ）