総務担当者必見！紙・Excel管理からの脱却！総務の業務で使えるkintoneアプリとは？
社内設備の管理、社用車の運用、各種申請や予約業務など、総務部門の仕事は多岐にわたります。
――こんなお悩みを抱えていませんか？
・担当者しか分からない業務が多くて、引き継ぎが大変
・Excelや紙の管理で、ミスや手間が増えてしまう
・情報共有に時間がかかって、対応が遅れがち
そんなお悩みをスッキリ解決してくれるのが、業務改善ツール「kintone（キントーン）」です！
本記事では、総務部門でよくある業務をkintoneでアプリ化した活用事例をご紹介します。
紙やExcelからの脱却を目指す方は、ぜひ参考にしてください！
kintoneでできることをご紹介
総務部門では、日々さまざまな業務をこなしています。
kintoneを活用することで、これまで手間がかかっていた業務が、こんなふうに変わります！
・クラウド化：社員名簿や備品在庫など、Excelで管理していた情報をクラウドで一元管理。手作業によるミスや二重管理の心配がなくなります！
・申請業務がスピードアップ：物品購入や休暇申請など、紙やメールで行っていた申請をkintoneで一括管理。外出先からでもスマホで申請・承認が可能に。
・契約書管理もスマートに：契約書の作成依頼から確認・保管までを一元化。コメント機能でやりとりもスムーズに。
・勤怠管理もラクラク：出退勤の記録や申請を自動化。打刻も簡単に。
・情報共有がリアルタイムに：社内の問い合わせ用のQ&Aやマニュアルも電子化。属人化を防ぎ、誰でもすぐに情報にアクセス可能。
ここからは、総務部門でよく使われているkintoneアプリの活用事例をご紹介します。
最初の事例は、法令対応にも関わる重要な業務「アルコールチェック」です。
【活用事例①】アルコールチェックアプリ
総務部門では、社用車の安全運用と法令遵守が求められる中、アルコールチェックの管理が重要な業務となっています。
2022年の道路交通法改正により、一定の条件下で企業にアルコールチェックの義務が課され、さらに2023年12月からはアルコール検知器による確認と記録保存（1年間）が義務化されました。
しかし、紙やExcelでの管理では記録漏れや確認ミスが起こりやすく、監査対応にも不安が残ります。
そんな課題を解決してくれるのが、アルコールチェックアプリです。
▼kintoneでアルコールチェックを管理するメリット
・スマホやPCからチェック結果を簡単に記録・確認
・利用履歴と連動し、運転前後の記録を一元管理
・管理者はリアルタイムで状況を把握可能
・車検や点検スケジュールも併せて管理でき、抜け漏れ防止
▼アルコールチェックアプリ例
現場ではこんな声も！
「毎朝のアルコールチェック、紙に書いて提出するのが面倒で…記録漏れも多かったんです。kintoneでスマホ入力に変えてから、記録ミスがなくなり、管理者もすぐに確認できるようになりました。」
もっと便利に使うには？｜アルコールチェック
【活用例①】kintoneアカウントが全員にない場合
トヨクモ社製のプラグインFormBridge＋kViewerを活用すれば、アカウントがない社員でもフォーム入力＆個別閲覧が可能。現場の負担を減らしながら、記録の一元管理が実現できます。
【活用例②】アルコール検知器との連携
検知器とkintoneを連携することで、チェック結果を自動で記録。手入力の手間やミスを防ぎ、正確な記録を残せます。ただし、検知器が公開しているAPIによって連携可能かの判断が必要です。
【活用例③】アルコールチェックの報告を効率化させたい
LINE WORKSとkintoneを連携することで、LINE WORKSのチャット上でチェッカーの結果をスマホで撮影し、そのまま画像を送信するだけで報告完了。
kintoneにログインせずにLINE WORKSからデータ登録ができるため、現場の負担を大幅に軽減できます。
【活用例④】アプリパックでの導入
弊社では、社用車管理アプリ Go!CheckCar（ゴーチェッカー）をアプリパックとしてご提供しています。
自社の運用に合わせたアルコールチェックアプリの構築のご相談も承っております。
【活用事例②】社内設備予約管理アプリ
総務部門では、会議室や備品などの社内設備の管理・運用も重要な業務のひとつです。
「誰がいつ使うのか」「空いている設備はどれか」「予約が重複していないか」など、細かな調整が必要で、Excelや紙での管理では限界を感じている企業も少なくありません。
そんな課題を解決してくれるのが、社内設備予約管理アプリです。
▼kintoneで設備予約を管理するメリット
・カレンダー形式で予約状況を一目で把握
・二重予約の防止や利用履歴の記録が簡単
・スマホからも予約できるので、外出先やテレワーク中でも便利
▼社内設備予約管理アプリ例
現場ではこんな声も！
「会議室の予約が紙の台帳だった頃は、誰がいつ使うか分からず、ダブルブッキングも頻発していました。kintoneのカレンダー表示で一目で空き状況が分かるようになり、予約ミスがゼロに。」
もっと便利に使うには？｜社内設備予約・施設予約管理
【活用例①】カレンダー機能を充実させたい
ラジカルブリッジ社のカレンダーPlusプラグインを使えば、複数のメンバーの予定を色分けして表示でき、視認性が向上します。
・リソース別スケジュール管理
・月別・週別・日別のカレンダービューの切り替え
・カレンダー上のドラッグ操作によるスケジュール管理
【活用例②】外部からの予約受付を可能にしたい
トヨクモ社製のプラグインFormBridge＋kViewerを連携すれば、社外ユーザーがフォームから予約を行い、その情報をkintoneに自動登録できます。
・社外からの会議室予約にも対応
・社内アカウントがない人でも利用可能
【活用例③】利用状況の分析で設備の最適化したい
利用履歴をもとに、稼働率や利用傾向をグラフで可視化。
・利用頻度の高い設備の増設や配置変更の判断材料に
・利用が少ない設備の見直しにも活用可能
【活用例④】無料テンプレートでまずはお試し
弊社では無料で社内設備予約管理アプリをご提供しています。
自社の運用に合わせた社内設備予約・施設予約管理アプリの構築のご相談も承っております。
【活用事例③ 】車両管理台帳アプリ
総務部門では、社用車の管理やリース契約中の車両の情報管理も重要な業務のひとつです。
車検や修理、リース契約内容や更新時期、事故履歴、保険情報など、管理すべき情報は多岐にわたります。
これらをExcelや紙で管理していると、情報の抜け漏れや共有の遅れが発生しやすく、緊急時の対応にも支障をきたすことがあります。
そんな課題を解決するのが、車両管理台帳アプリで管理する方法です。
▼kintoneで車両を管理するメリット
・契約情報・車両情報・保険情報を一元管理
・事故履歴や修理履歴も記録でき、過去の対応がすぐに確認可能
・契約終了日や更新時期を自動通知し、更新漏れを防止
・スマホ対応で、外出先からも確認・入力が可能
▼車両管理台帳アプリ例
▼現場ではこんな声も！
「リース車両の契約更新をうっかり忘れてしまい、慌てて手続きしたことがありました。kintoneで契約期限の通知が出るようになってからは、事前に準備できるようになり、安心して管理できています。」
もっと便利に使うには？｜車両管理台帳アプリ
【活用例①】契約終了日や更新時期の通知機能
契約満了日が近づくと自動でアラートを表示。更新手続きのタイミングを逃しません。
【活用例②】保険会社とのゲストスペース連携
kintoneのゲストスペース機能を使えば、保険会社と必要な情報を安全に共有可能。事故対応や保険申請がスムーズになります。
【活用例③】無料テンプレートでまずはお試し
弊社では無料でリース車両管理台帳アプリをご提供しています。
自社の運用に合わせた車両管理台帳アプリの構築のご相談も承っております。
【総務部門】お役立ち資料をご紹介
【事例紹介】構築・運用の伴走支援【総務部編】
本資料では、弊社のkintone構築・伴走支援サービス「エスコートン」を活用し、業務効率化を実現した総務部門の導入事例をご紹介しています。総務部門でのkintone活用を検討されている方にとって、導入のヒントとなる内容をまとめています。
＞＞詳しくはこちら
【完全保存版・図解で簡単】 kintoneで改善できる課題と業務一覧【総務部編】
本資料では、総務部門でkintoneを活用して改善できる業務や課題を一覧で紹介しています。
テレワーク申請、備品管理、契約書管理、勤怠管理など、総務のバックオフィス業務に特化したアプリ例と導入事例を図解でわかりやすくまとめています。
＞＞詳しくはこちら
まとめ｜総務部門のDXはkintoneで！
kintoneを活用することで、総務部門の業務は「見える化・効率化・共有化・生産性向上」が進み、働き方改革やDX推進にもつながります。
紙やExcelでの管理に限界を感じている企業様は、ぜひ自社の業務改善に取り入れてみてください。
kintone導入・構築支援なら「ゴートップ」
ゴートップでは、
キントーン導入のご相談はもちろん、今回の記事のようなアプリとプラグインの連携をはじめ、業務効率化に関するご相談を承っております。
少しでも興味がございましたらお気軽にお問い合わせください。
kintoneを活用した業務改善をお考えの方は、ぜひkintone支援サービス「エスコートン」サービスページをご覧ください。
