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【Zoom】Zoomのバーチャル背景にパワポなどのPPT形式を共有する方法とは？
目次
- 【Zoom】Zoomのバーチャル背景にパワポなどのPPT形式を共有する方法とは？
- パワポなどのPPTファイルを共有する方法（スマホ可）
- バーチャル背景にPPTファイルを設定する方法（スマホ不可）
- Zoomで「発表者ツール」（カンペ）を使う方法
- 発表者ツール使わない人
- 発表者ツールを活用したい人（1画面）
- 発表者ツールを活用したい人（2画面・デュアルモニター）
- バーチャル背景に設定する際の注意点
- バーチャル背景に設定できるのはPCのみ（スマホからは不可）
- 「発表者ツール」は、資料共有後に表示させる
- Zoomを一時中断した場合、再度共有する情報に注意
- ZoomでPPTファイルをバーチャル背景に設定し、参加者の理解を深めよう
- 自社完結で運営できるようになる「ウェビナーサポート」
【Zoom】Zoomのバーチャル背景にパワポなどのPPT形式を共有する方法とは？
Zoom会議を行う中で、参加者に資料を共有する機会は少なくありません。
ミーティング対象者に資料を共有することで、会議に対する理解がより深まり、議論も深掘りできます。
このようにZoom内で資料を活用する中で、パワーポイントなどのPPTファイル形式を利用している方も多いのではないでしょうか？
パワーポイントなどのPPTファイル形式は「Zoom5.2.0」のバージョンから単なる共有に限らず、バーチャル背景に設定することも可能となっています。
バーチャル背景にできることは、参加者にとって資料をより見やすくなる、プレゼンの理解が深まるなどのメリットがあり、利便性が向上した機能です。
しかし、いざ実践する際に以下のような課題を抱えていませんか？
●バーチャル背景に設定する方法がわからない
●そもそもPPTファイルの共有方法とは？
●Zoom会議で発表者ツールの使い方を知りたい！
そこで本記事では、PPTファイルをバーチャル背景に設定する方法に限らず、実践する際の注意点も合わせて解説します。
特に普段のビジネスシーンにおいてZoomを活用する方は、ぜひ最後までご覧ください。
パワポなどのPPTファイルを共有する方法（スマホ可）
まずPPTファイルをバーチャル背景に設定するのではなく、そもそも共有するだけの方法を解説します。
Zoomで「パワーポイント」や「Keynote」などのPPTファイル形式の資料を共有する方法は、以下の手順で行います。
１．共有したいPPTファイルを開く
２．Zoomミーティングを起動する
３．「画面の共有」をクリックする
４．「ベーシック」（デフォルト）からファイルを選択する
「画面の共有」へ進むと、上記の画像のように現在開いているブラウザやアプリケーションが表示されます。
そのため、Zoomを起動する前に、共有したいファイルを開いておく必要があります。
単なる共有のみであれば、スマホからも可能です。
共有を停止したい場合は、画面上部にある「共有の停止」から停止できます。
（下の画像参照）
参考：Zoom-スライドのバーチャル背景としての共有-
バーチャル背景にPPTファイルを設定する方法（スマホ不可）
Zoom上でバーチャル背景として、パワーポイントやKeynoteを設定するには、以下の手順で行います。
１．共有したいPPTファイルを開く
２．Zoomミーティングを起動する
３．「画面の共有」をクリックする
４．画面上部の「詳細」を選択する
５．「バーチャル背景としてのスライド」をクリックする
６．該当するファイルを選択する
PPTファイルをバーチャル背景に設定すると、以下のように表示されます。
ページ数の横にある矢印で、スライドを進めたり戻したりすることができます。
また、その右にある「…」をクリックすることで、プレゼンター（共有者）における映像の表示・非表示の設定が可能です。
また、同時にその映像のサイズや位置を調整できます。
Zoomで「発表者ツール」（カンペ）を使う方法
パワーポイントには「発表者ツール」が搭載されています。
発表者ツールを活用することで、スライドとは別に、プレゼン時に必要なメモ内容などが表示されます。
つまり、カンペのような機能です。
※カンペ：イベント進行のための情報で、プレゼンターや演者へ向けて発信される情報のこと。
これにより、プレゼン時に慌てたり、話す内容を忘れるなどのトラブルを防止できます。
そしてこの発表者ツールは、Zoomでも活用できます。
具体的には、参加者にはプレゼン用の資料（スライド）のみが表示され、プレゼンターの画面にはスライドだけでなく、発表者ツールも合わせて表示されます。
発表者ツールを使う際には、以下の手順で行います。
１．共有したいPPTファイルを開く
２．パワーポイントのスライドショーを開始する
３．Zoomミーティングを起動する
４．「画面の共有」をクリックする
５．「ベーシック」（デフォルト）からファイルを選択する
６．メニューアイコンの「…」をクリックする
７．「発表者ビューを表示」を選択する
しかし、Zoomで発表者ツールを使う際には、注意点があります。
起こり得るトラブルは、発表者ツールまでが参加者の画面に映ってしまうことです。
つまり、会議において不要な情報を露出してしまう危険性があります。
そのため、ここでは発表者ツールを非表示にしつつ、プレゼンを行う方法をご紹介します。
発表者ツール使わない人
そもそもZoom会議において、発表者ツールを使わない人は、パワーポイント内の設定で「発表者ツールを使用する」のチェックを外しておきましょう。
これにより、発表者ツールは表示されません。
発表者ツールを活用したい人（1画面）
発表者ツールを活用したい人は、以下の手順通りに行えば問題ありません。
１．Zoomミーティングを起動する
２．「画面の共有」をクリックする
３．「ベーシック」（デフォルト）からPPTファイルを選択する
４．メニューアイコンの「…」をクリックする
５．「発表者ビューを表示」を選択する
（スライド上で右クリックからでも表示可能）
参加者の映像を確認したい場合は、スマホなどの別のデバイスで、参加者として参加（ログイン）することで確認できます。
発表者ツールを活用したい人（2画面・デュアルモニター）
2画面（デュアルモニター）で発表者ツールを活用する場合は、パワーポイント内の「発表者ツールを使用する」のチェックを入れた状態で共有することで、自動的に表示されます。
しかし、注意点は表示画面の指定です。
●画面1：発表者ツール
●画面2：スライドショー
上記のようになっているため、参加者に共有すべき画面は「2」です。
誤って画面1を共有してしまうと、発表者ツールが共有されてしまい、肝心なスライド（資料）は共有されません。
バーチャル背景に設定する際の注意点
ZoomでPPTファイル形式の資料をバーチャル背景に設定する際には、以下の注意点が存在します。
●バーチャル背景に設定できるのはPCのみ（スマホからは不可）
●「発表者ツール」は、資料共有後に表示させる
●Zoomを一時中断した場合、再度共有する情報に注意
バーチャル背景に設定できるのはPCのみ（スマホからは不可）
PPTファイル形式の資料をバーチャル背景に設定できるのは、PCのみです。
スマホからは設定できません。
プレゼンや講演などのZoom会議で、PPTファイルのバーチャル背景を活用したい場合はPCから発信するようにしましょう。
「発表者ツール」は、資料共有後に表示させる
発表者ツールは、資料共有後に表示させることが賢明です。
なぜなら、誤って発表者ツールを開示する危険性を軽減できるためです。
特にデュアルモニターを活用する場合は、「共有画面の指定」に注意する必要があります。
１．Zoom会議を開始
２．画面共有にて資料を共有
３．発表者ツールの表示
そのため、上記の手順に準じて行うようにしましょう。
ポイントは、資料共有後に「発表者ツールの表示」の順です。
Zoomを一時中断した場合、再度共有する情報に注意
Zoomを一時中断して、再度接続する際には、共有される情報に注意が必要です。
中断前はきちんと参加者に資料（情報）を共有でき、発表者ツールもホストに対してのみ表示されていたとしても、そのまま再度接続することで発表者ツールが開示されてしまいます。
プロセスとして少し手間になりますが、一度「発表者ツールを使用する」のチェックを外してから再度接続し、その後もう一度発表者ツールを表示するようにしましょう。
ZoomでPPTファイルをバーチャル背景に設定し、参加者の理解を深めよう
Zoomでは、「パワーポイント」や「Keynote」などのPPTファイルをバーチャル背景に設定することができます。
この機能を活用することで、参加者は資料をより見やすく、理解しやすい情報となり得ます。
また、ダイナミックな演出も可能となります。
PPTファイルをバーチャル背景に設定する具体的な手順は、以下の通りです。
１．共有したいPPTファイルを開く
２．Zoomミーティングを起動する
３．「画面の共有」をクリックする
４．画面上部の「詳細」を選択する
５．「バーチャル背景としてのスライド」をクリックする
６．該当するファイルを選択する
パワーポイントにおける「発表者ツール」を活用する際には、その手順に注意が必要です。
※詳細に言えば、手順通りに実行しなくても活用可能ですが、情報漏洩を防ぐためには、以下の手順を推奨します。
１．Zoom会議を開始
２．画面共有にて資料を共有
３．発表者ツールの表示
ポイントは発表者ツールの表示はプロセスの最後という点です。
1画面と2画面の違いによって、注意点も異なるため、事前に確認しておきましょう。
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