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かんたんDX 社内申請フローをkintone化

かんたんDX 社内申請フローをkintone化

当社のこれまでの申請書はエクセルのフォーマットへ必要事項を入力したものを紙に出力し、押印して上長へ提出するという方法でした。

kintoneが社内へ浸透していくにつれて、紙の申請はkintoneを使えば電子申請に切り替えることができるのでは?という発想が出てきて、現在、随時切り替えを行っています。

今回紹介するメールアカウント申請書もkintoneの基本機能だけを使って簡単に作成できますので、みなさんも是非チャレンジしてみてください。

用意するアプリ

(1)申請フローマスタ
(2)メールアカウント申請書

ポイントは部署や役職ごとに異なる承認ルートの切り替え方法です。

申請フローマスタ

申請フローマスタ

まずは、(1)申請フローマスタのアプリを準備します。
各部署や役職によって承認ルートが異なるため、
それぞれレコードを作成して登録をしておきます。

このアプリは一つ作成しておけば、他の申請書アプリでも共用できます。

当社ではこのように設定しています。
承認者1 GL
承認者2 部長
承認者3 所長・事業部長
承認者4 本部長
承認者5 役員

申請をスキップしたい承認は「スキップ」にチェックを入れておきます。

メールアカウント申請書

メールアカウント申請書

続いて(2)メールアカウント申請書です。
フォームはルックアップで承認経路を選択すると、(1)申請フローマスタと連動し該当部門に応じた承認ルートが設定されるように作ります。
プロセス管理で各申請に応じた申請ルートの設定を行います。
パターンが多いと少し大変ですが、頑張ってください。

設定は以上です。

他の各申請への展開

同じように、他の申請書も電子申請化をすすめており、社員の貸与端末へのソフトインストール申請書、無線LAN利用申請書などに順次展開しています。

紙の申請に比べて承認までの時間が短縮しましたし、現在リモートワークをする社員も多いですが、判子出社する必要もなくスムーズに承認ができるようになりました。

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