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2025年11月最新 kintoneで業務プロセスを自動化。もう手作業は不要！劇的に残業削減

もう手作業は不要！kintoneで業務プロセスを自動化し、劇的に残業を削減する方法

目次

「エクセルからの脱却」の次は、「手作業からの脱却」が急務です

「kintoneを導入したのに、まだ毎月データを手動で集計している」「承認フローの設定が複雑で、結局一部は紙やメールのままになっている」情報システム部門や各部門のリーダーは、kintone導入後の「あと一歩の非効率」に必ず直面します。特に、営業の日報集計、経理の請求書発行プロセス、人事の入社手続きなど、頻度が高く、条件が複雑な業務ほど、自動化できずに社員の貴重な時間が奪われ続けています。業務効率化の究極の目標は、「手動プロセスをkintoneとプラグインで完全に自動化すること」です。

本記事でわかること：内製化の限界とプロの伴走支援が必要な理由

本記事では、kintoneの標準機能とプラグインでできる自動化の全容を解説します。そして、「自力で挑戦したが挫折した」企業が多数直面する「プラグイン導入の壁」を具体的に示し、貴社の伴走支援サービスが、その壁を最も確実かつスピーディーに乗り越える方法であることを証明します。

ステップ1：kintone標準機能でできる「小さな自動化」から始める

標準機能では難しい処理は、連携サービスやプラグインを利用することで、カスタム開発なしで解決できるケースが増えています。しかし、ここで「どのプラグインを選べばいいか分からない」「設定が複雑すぎる」という新たな壁に直面します。

1. 承認・進捗管理を自動化する「プロセス管理」の活用

kintoneのプロセス管理機能を使えば、案件の申請から承認、完了までのフローを自動で制御できます。

・自動的な担当者振り分け： 申請内容や金額に応じて、承認ルートや次の担当者を自動で設定。
・ステータス管理の明確化： 誰のタスクで、今どの段階にあるのかを自動で可視化し、進捗漏れを防ぎます。
・期限管理の自動化： 滞留が発生した際に、リマインダーで担当者へ自動通知。

2. データ入力の手間を減らす「アクション」と「ルックアップ」機能

データ入力の自動化は、日々の作業時間を大幅に削減します。

・ルックアップ機能： 顧客マスタから住所や電話番号を瞬時に引っ張り、手入力を排除。
・関連レコードへの転記（アクション）： 案件アプリから請求書アプリへ、必要なデータをボタン一つで転記し、二重入力の手間とミスを解消。

ステップ2：プラグイン導入で陥りがちな「内製化の落とし穴」

標準機能で満足できなくなると、次に「プラグイン」を導入して自動化の領域を拡張しようとします。しかし、ここで多くの方が時間とコストを浪費し、挫折に繋がります。

壁1：プラグイン選定の泥沼と「機能過多」の問題

世の中には多種多様なkintoneプラグインが存在します。「帳票出力」一つを取っても、複数のベンダーから異なる機能のものが提供されています。

「どのプラグインが自社の複雑な業務に合致するのか？」「本当に必要な機能は何か？」

この選定を誤ると、高額なプラグインを導入したにも関わらず、設定が複雑すぎて使いこなせない、あるいは機能が過剰でアプリが重くなる「機能過多」の状態に陥ります。

壁2：「内製化の夢」を打ち砕く設定と競合のトラブル

自社で設定を進めた結果、以下の問題でストップするケースが頻発します。

1.複雑な条件設定の失敗： プラグインを複数組み合わせた際の動作ロジックが破綻し、意図しない自動処理が行われてしまう。
2.プラグイン間の競合： AプラグインとBプラグインが同時に稼働した結果、画面表示や処理速度にエラーが発生する。
3.ベンダー依存： プラグイン提供元との連携や、kintone本体のアップデートに伴う動作保証への対応が追い付かない。

壁3：「場当たり的な自動化」による業務のレガシー化（最も危険）

最も危険なのは、「このアプリはあのプラグイン、あのアプリはこのプラグイン」と、場当たり的に自動化を進めてしまうことです。
これは、自動化の設計思想がないままに進めた結果、以下の事態を招きます。

1.担当者以外が触れない「ブラックボックス」化
2.将来的な業務フロー変更に対応できない「レガシー化」
3.運用担当者の負荷増大と、kintoneからの「ユーザー離れ」

この壁に直面したとき、「もう自社だけでは手に負えない」と判断し、専門家の支援を求めるのが、自動化を成功させるための最良の判断です。

【アプリ開発でお悩みの方へ】「プラグインの壁」を確実に乗り越えたい方は、まず無料相談をご利用ください。

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ステップ3：確実に自動化を成功させる「伴走支援」という選択

失敗や挫折のループから抜け出し、安定した自動化環境を構築するための近道は、最適な設計と確実な実装ノウハウを持つプロの伴走支援を受けることです。

1. 失敗しない自動化は「設計力」で決まる：貴社専門家による選定と構築

私たちの「kintoneアプリ開発 伴走支援サービス」は、貴社内の業務課題を深くヒアリングし、数多くのプラグインの中から、貴社に本当に必要かつコスト効率の良いものだけを選定し、安定稼働するよう構成します。

・無駄な費用をゼロに： 不要なプラグインの導入、あるいは高額なカスタム開発を避ける最適な道筋を提案します。
・安定稼働を担保： kintone認定資格者が、プラグイン間の干渉リスクを事前に排除し、システムの信頼性を確保します。

2. 【導入事例のご紹介】複雑な営業稟議プロセスを伴走支援で完全自動化

＜業種＞
製造業（従業員規模：～100名）

＜課題＞
営業部門の稟議プロセスが、金額・顧客ランク・納期によって10パターン以上に分岐し、標準機能や単一プラグインでは対応不能。
内製化を試み、設定が複雑化し頓挫。

＜伴走支援による成果＞
当社が最適なプラグインとカスタムロジックを組み合わせた設計を代行。
構築時間約45時間で複雑な自動承認フローを完全にシステム化し、承認時間が平均3日→平均4時間に短縮。

開発だけではない。「伴走支援」で内製化と定着までサポート

kintone導入の成功は、アプリ構築がゴールではありません。貴社が最終的に自立（内製化）できるようになるまで、運用・改善を継続的にサポートします。

・内製化サポート： 開発の段階でノウハウを共有し、「自分たちでも軽微な改修ができる」状態を目指します。
・技術アドバイザリー： 運用中に出てきた技術的な疑問や改修の相談に、プロの認定資格者がいつでも迅速に対応します。

自動化による未来の姿と、最初の一歩

kintoneによる業務プロセスの自動化は、残業時間の削減と生産性の劇的な向上を実現する、未来の働き方への投資です。
標準機能とプラグインの可能性を最大限に引き出すために、「設計」と「技術担保」はプロにお任せください。

こんなお悩みありませんか？

・プラグイン選びで迷っていませんか？
・設定の複雑さに時間を浪費していませんか？
・せっかく作ったアプリが、誰も触れない「ブラックボックス」になっていませんか？

そのお悩みは、私たちのkintoneアプリ開発 伴走支援サービスで解決できます。

kintone伴走支援ならオフィシャルパートナーのゴートップへ!
いますぐ一歩を踏み出す！貴社に最適なプランをご提案します

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「自社に合った導入方法を相談したい。」「アプリ開発をプロに任せたい。」「業務委託や外注先としてkintone構築支援を依頼したい。」などまずは無料相談をご利用ください。

弊社は、kintoneのアプリ開発・伴走支援・研修まで、自治体・中小企業のDXや業務改善をトータルサポートします。
「使える」だけでなく「使い続けられる」kintone活用を目指すなら、まずはゴートップにご相談ください。

kintoneアプリ開発・伴走支援サービス詳細

  • ①構築 / 伴走支援サービス
    kintone導入前の課題整理から、アプリ構築、運用定着までを一貫してサポート。
    訪問・オンラインによるきめ細かな支援で、業務効率化を実現します。

  • ②技術アドバイザリーサービス
    アプリ構築や改善に関する技術的なアドバイスを、時間単位で提供。
    内製化を目指す企業・自治体に最適な支援です。

  • ③研修サービス
    初級〜中級者向けのeラーニングや、実践的なワークショップを通じて、
    社員のスキルアップと社内定着を支援します。

kintone導入や業務効率化に関するご相談、業務委託・外注先をお探しの方は
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ゴートップでは、アプリ開発・構築・運用支援に加え、伴走支援型のサポートで導入後も安心。
自治体・企業のパートナーとして、kintoneを活用した業務改善を力強く支援します。

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