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【2025年9月最新】Excel不要！kintoneがバックオフィスを劇的に変える理由

「Excelや紙での管理に限界かも……」

そんなお悩みを抱える総務・バックオフィス担当者や管理職の皆さまへ。

日々の申請対応、契約書や備品の管理——業務は多岐にわたり、手作業や属人化による非効率に悩まれていませんか？

この記事では、総務・バックオフィス業務の効率化に役立つ「kintone」の活用方法や導入事例をご紹介します。
サイボウズ・オフィシャルパートナーのゴートップが、導入検討から運用定着までのポイントをわかりやすくまとめました。

「今のやり方、もっとラクにできるかも」と思った方に、業務改善のヒントをお届けします。

目次

kintoneが変えるバックオフィスの未来

総務やバックオフィス業務は、企業運営の根幹を支える重要な役割。
でも、紙やExcelでの管理では、情報の分散や属人化、手作業によるミスや非効率が大きな課題ですよね。

そんな悩みを解決してくれるのが、クラウド型業務改善プラットフォーム「kintone（キントーン）」。
ノーコードで業務アプリを作成できるので、現場主導で業務改善が可能です。
情報の一元管理、ワークフローの自動化、社内コミュニケーションの活性化など、バックオフィスのDXを加速させる機能が揃っています。

kintoneとは？その基本機能と特徴

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウドサービス。
ITの専門知識がなくても、現場のメンバーが自分たちで業務アプリを作れるのが最大の魅力です。

＜主な機能＞

・ノーコードで業務アプリ作成
ドラッグ＆ドロップで項目を配置、現場が自分たちで改善を回せます。
データの一元管理
部署横断の情報をひとつの基盤に集約。探す手間を削減。
・申請・承認ワークフロー
決裁ルートの自動化、モバイル承認で停滞を解消。
・社内コミュニケーションの円滑化
レコード単位でコメントや通知が可能。やりとりの漏れを防止。
・権限管理・履歴
閲覧範囲や編集履歴でセキュリティと監査にも対応。

バックオフィス業務でのkintone活用のメリット

Excelや紙での管理にありがちな「更新漏れ」「情報の重複」「担当者しか分からない状態」
——そんな悩みを、kintoneがまるっと解決してくれます。

＜導入による主なメリット＞

・申請・承認フローの自動化で手間削減
例えば、備品購入申請や契約書の承認など、これまで紙やメールで行っていた業務が、ボタンひとつで完結。承認状況もリアルタイムで確認できます。

・タスクや進捗の見える化
誰が何を担当していて、今どこまで進んでいるかが一目でわかるので、チーム内の連携がスムーズに。

・情報の一元管理で探す・共有する時間を短縮
社員情報、契約書、備品台帳など、散らばっていたデータをkintoneに集約。探す時間が減り、共有もラクになります。

・ノーコードで現場に合ったアプリがすぐ作れる
「この申請、もっと簡単にできないかな？」と思ったら、現場の担当者が自分でアプリを作って改善できるのがkintoneの強み。

・業務の属人化を防ぎ、標準化が進む
業務の流れや情報が見える化されることで、「あの人しかできない仕事」がなくなり、誰でも対応できる体制に。

つまり、「今のやり方、もっとラクにできるかも！」を実現できるツールなのです。

企業導入事例に見るkintoneの効果

総務でのkintone活用事例は、申請・契約・備品・FAQ・社員名簿など多岐にわたります。
実際にkintoneを導入した企業では、総務・人事・経理などのバックオフィス業務が大幅に効率化されています。

導入前の課題 kintone導入後の効果
情報の分散・属人化 情報の一元管理・業務の標準化
紙・Excelでの手作業 ワークフロー自動化・効率化
テレワーク対応の遅れ どこでも業務可能に


導入支援パートナーの伴走により、要件整理・教育・運用設計まで一気通貫で進む事例が多いのも特徴です。 📘弊社が伴走支援を行った総務部門の導入事例をご紹介👉今すぐ無料でダウンロード

業務効率化を進めるkintoneの主要機能

kintoneには、総務・バックオフィス業務を効率化するための便利な機能が多数搭載されています。ここでは、特に効果が大きい3つの機能を紹介します。

承認申請ワークフローの改善

kintoneのワークフロー機能を使えば、申請・承認業務がぐっとラクになります。

従来の紙やメールでの申請は、承認者が不在だったり、進捗が見えづらかったりと課題が多くありました。
kintoneなら、申請状況がリアルタイムで見える化され、承認フローも自動化。ミスや遅延が減り、業務スピードがアップします。
さらに、履歴管理や検索も簡単なので、監査対応にも安心です。

＜主な機能＞
・申請→承認フローの自動化
・進捗状況のリアルタイム可視化
・履歴・検索機能で監査も安心

クラウド連携機能で業務をシームレスに

kintoneは、他のクラウドサービスや業務アプリとの連携が柔軟にできる点も大きな強みです。
Google Workspace、Microsoft 365、SlackなどとAPIやプラグインを通じて連携することで、データの自動連携や通知、タスク管理を一元化できます。
これにより、複数のツールを使い分ける手間がなくなり、業務全体の流れがスムーズになります。

＜ポイント＞
・APIやプラグインを活用した外部サービスとの連携
・複数の業務アプリをつなぎ、一貫した業務運用を実現

データ可視化による業務改善

kintoneでは、蓄積したデータをグラフやチャートで可視化できます。
申請件数や対応状況、業務の進捗などをダッシュボードで一目で確認できるので、
現場担当者も経営層も、すばやく意思決定が可能に。
レポート作成も自動化できるので、分析業務の負担も軽減されます。

＜ポイント＞
・グラフ・チャートによるデータ可視化
・ダッシュボードで現状把握が簡単
・レポート作成の自動化で業務改善サイクルが回る

総務部門でのkintone活用シーン

総務は、備品管理や契約書管理、各種申請など幅広い業務を担当しています。
kintoneを導入すれば、これらをアプリ化して情報の一元管理やタスクの自動化が可能になり、業務効率が大きく向上します。

ここでは、総務でよくある4つの活用シーンを紹介します。

活用シーン①：備品管理の効率化

在庫・貸出を一元管理し、棚卸もスムーズに
・備品の在庫状況や貸出履歴をkintoneで一元管理
・「誰が」「いつ」「何を」使っているかがすぐにわかる
・在庫が少なくなったら自動でアラート通知
・Excel台帳・紙からの脱却で棚卸の精度とスピードが向上

活用シーン②：契約書管理の簡略化

更新漏れを防ぎ、契約情報をクラウドで一括管理
・契約書の登録・更新期限の管理をアプリ化
・契約満了前に自動でリマインド通知
・契約書の検索や履歴確認も簡単
・ファイルの添付や共有もクラウド上で完結

活用シーン③：社内申請のスムーズな運用

申請業務を一本化し、承認フローを自動化
・出張申請、備品購入申請、勤怠修正などの申請をポータルで一本化
・承認フローを自動化し、進捗状況もリアルタイムで確認可能
・申請履歴の管理や検索もラクラク
・紙やメールでのやり取りが不要に

活用シーン④：業務の見える化とチーム連携

タスクの偏りを防ぎ、チームで協力しやすくなる
・担当者ごとのタスクや進捗を一覧で確認
・業務の偏りや遅れを早期に発見
・チーム全体で状況を共有し、協力体制を強化

Excelとの違い

Microsoft Officeとの違い

kintoneとMicrosoft Office（特にExcel）を比較すると、業務効率化や情報共有の観点で大きな違いがあります。
Excelは個人や小規模なデータ管理には便利ですが、複数人での同時編集や情報の一元管理、ワークフローの自動化には限界があります。
一方、kintoneはクラウド上でデータを一元管理し、リアルタイムでの情報共有やワークフローの自動化が可能です。
また、ノーコードで業務アプリを作成できるため、現場のニーズに合わせた柔軟な運用が実現します。
セキュリティやアクセス権限管理も充実しており、組織全体での業務改善に最適です。

項目 kintone Microsoft Office（Excel）
情報共有 リアルタイム・一元管理 個別ファイル管理
ワークフロー 自動化・可視化 手作業・属人化
カスタマイズ性 ノーコードで柔軟 関数・マクロに依存
セキュリティ 権限管理が充実 ファイルごとに設定

kintone導入を成功させるポイント

1. 現状を整理し、続けることやめることを決める
紙やExcelでどんな業務をしているかを棚卸し
「何をやめたいのか」「どんな状態にしたいのか」を明確にする（例：申請処理時間を50％短縮）

2. 小さく始めて改善を回す
いきなり全部はNG。まずは申請ワークフロー＋台帳（契約・備品）など、影響が大きい業務から
PDCA（計画→実行→確認→改善）で少しずつ広げる

3. ルールを最初に決める
権限設定・アプリ名の付け方・通知ルールなど、基本ルールを最初に設計
これで、後からアプリを増やしても混乱しない

4. サイボウズオフィシャルパートナーと一緒に進める（伴走支援の利用）
要件整理→設計→データ移行→教育→定着まで、専門家と並走すると短期間で立ち上がる。


ゴートップでは、こうした伴走型の支援を提供しています。
「自社に合った進め方を知りたい」「まずは相談してみたい」という方は、無料相談をご活用ください。
👉 無料相談はこちら

kintone導入・開発支援なら、
サイボウズオフィシャルパートナーのゴートップへ

アプリ開発・伴走支援サービス

kintoneのアプリ開発・構築・伴走支援・研修まで、自治体・中小企業のDXや業務改善をトータルサポートします。「自社に合った導入方法を相談したい。」「アプリ開発をプロに任せたい。」「業務委託や外注先としてkintone構築支援を依頼したい。」など、そんなお悩みをお持ちの方は、ぜひゴートップにご相談ください。

kintoneアプリ開発・伴走支援サービス詳細

  • ①構築 / 伴走支援サービス
    kintone導入前の課題整理から、アプリ構築、運用定着までを一貫してサポート。
    訪問・オンラインによるきめ細かな支援で、業務効率化を実現します。

  • ②技術アドバイザリーサービス
    アプリ構築や改善に関する技術的なアドバイスを、時間単位で提供。
    内製化を目指す企業・自治体に最適な支援です。

  • ③研修サービス
    初級〜中級者向けのeラーニングや、実践的なワークショップを通じて、
    社員のスキルアップと社内定着を支援します。

kintone導入や業務効率化に関するご相談、業務委託・外注先をお探しの方は
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ゴートップでは、アプリ開発・構築・運用支援に加え、伴走支援型のサポートで導入後も安心。
自治体・企業のパートナーとして、kintoneを活用した業務改善を力強く支援します。

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