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【2025年10月最新】総務・バックオフィスのDXはkintoneで！Excel管理からの脱却

「Excelや紙での管理に限界かも……」そんな悩み、kintoneで解決できます

総務・バックオフィス業務は、申請対応、契約書管理、備品管理など多岐にわたり、手作業や属人化による非効率が課題になりがちです。
この記事では、クラウド型業務改善プラットフォーム「kintone（キントーン）」を活用した業務効率化の方法と、導入事例、成功のポイントをわかりやすく解説します。

「今のやり方、もっとラクにできるかも!」業務改善のヒントをお届けします。

目次

kintoneとは？総務・バックオフィス業務に最適なクラウドツール

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型業務改善プラットフォームです。ノーコードで業務アプリを作成でき、現場主導で業務改善が可能です。

kintoneの主な機能

　・ノーコードで業務アプリ作成
　・データの一元管理
　・申請・承認ワークフローの自動化
　・社内コミュニケーションの円滑化
　・権限管理・履歴

Excel管理との違いと課題



Excelは便利ですが、複数人での同時編集や情報の一元管理には限界があります。kintoneなら、クラウド上でリアルタイムに情報共有・業務運用が可能です。

項目 kintone Microsoft Office（Excel）
情報共有 リアルタイム・一元管理 個別ファイル管理
ワークフロー 自動化・可視化 手作業・属人化
カスタマイズ性 ノーコードで柔軟 関数・マクロに依存
セキュリティ 権限管理が充実 ファイルごとに設定

kintone活用のメリット

Excelや紙での管理にありがちな「更新漏れ」「情報の重複」「担当者しか分からない状態」
——そんな悩みを、kintoneがまるっと解決してくれます。

❶申請・承認フローの自動化で手間削減
例えば、備品購入申請や契約書の承認など、これまで紙やメールで行っていた業務が、ボタンひとつで完結。承認状況もリアルタイムで確認できます。

❷タスクや進捗の見える化
誰が何を担当していて、今どこまで進んでいるかが一目でわかるので、チーム内の連携がスムーズに。

❸情報の一元管理で探す・共有する時間を短縮
社員情報、契約書、備品台帳など、散らばっていたデータをkintoneに集約。探す時間が減り、共有もラクになります。

❹ノーコードで現場に合ったアプリがすぐ作れる
「この申請、もっと簡単にできないかな？」と思ったら、現場の担当者が自分でアプリを作って改善できるのがkintoneの強み。

❺業務の属人化を防ぎ、標準化が進む
業務の流れや情報が見える化されることで、「あの人しかできない仕事」がなくなり、誰でも対応できる体制に。

つまり、「今のやり方、もっとラクにできるかも！」を実現できるツールなのです。

業務効率化を進めるkintoneの主要機能



kintoneには、総務・バックオフィス業務を効率化するための便利な機能が多数搭載されています。ここでは、特に効果が大きい3つの機能を紹介します。

❶承認申請ワークフロー機能

kintoneのワークフロー機能を使えば、申請・承認業務がぐっとラクになります。
従来の紙やメールでの申請は、承認者が不在だったり、進捗が見えづらかったりと課題が多くありました。
kintoneなら、申請状況がリアルタイムで見える化され、承認フローも自動化。ミスや遅延が減り、業務スピードがアップします。
さらに、履歴管理や検索も簡単なので、監査対応にも安心です。

＜ポイント＞
・申請→承認フローの自動化
・進捗状況のリアルタイム可視化
・履歴・検索機能で監査も安心

❷外部連携機能で業務をシームレスに

kintoneは、他のクラウドサービスや業務アプリとの連携が柔軟にできる点も大きな強みです。
Google Workspace、Microsoft 365、SlackなどとAPIやプラグインを通じて連携することで、データの自動連携や通知、タスク管理を一元化できます。
これにより、複数のツールを使い分ける手間がなくなり、業務全体の流れがスムーズになります。

＜ポイント＞
・APIやプラグインを活用した外部サービスとの連携
・複数の業務アプリをつなぎ、一貫した業務運用を実現

❸データ可視化による業務改善

kintoneでは、蓄積したデータをグラフやチャートで可視化できます。
申請件数や対応状況、業務の進捗などをダッシュボードで一目で確認できるので、
現場担当者も経営層も、すばやく意思決定が可能に。
レポート作成も自動化できるので、分析業務の負担も軽減されます。

＜ポイント＞
・グラフ・チャートによるデータ可視化
・ダッシュボードで現状把握が簡単
・レポート作成の自動化で業務改善サイクルが回る

総務部門での活用シーン

総務部門でのkintone活用シーン

総務部門では、日々の業務が多岐にわたり、情報管理や申請処理などに多くの時間がかかりがちです。kintoneを活用することで、以下のような業務が効率化されます。

❶備品管理の効率化

備品の在庫状況や貸出履歴をkintoneで一元管理することで、「誰が」「いつ」「何を」使っているかがすぐに把握できます。
さらに、在庫が少なくなった際には自動でアラート通知が届くため、補充漏れを防止できます。

❷契約書管理の簡略化

契約書の登録や更新期限の管理をアプリ化することで、契約満了前にリマインド通知が届き、更新漏れを防げます。
契約情報の検索や履歴確認も簡単にでき、ファイルの添付や共有もクラウド上で完結します。

❸社内申請のスムーズな運用

出張申請や備品購入申請、勤怠修正などの社内申請をkintoneで管理することで、承認フローの進捗状況はリアルタイムで確認可能。申請履歴の管理や検索もラクになり、紙やメールでのやり取りが不要になります。

❹業務の見える化とチーム連携

担当者ごとのタスクや進捗を一覧で確認できるため、業務の偏りや遅れを早期に発見できます。チーム全体で状況を共有しやすくなり、協力体制の強化にもつながります。

📘 総務部門でのkintone 導入事例【実績企業多数】

実際にkintoneを導入した企業では、総務部門の業務効率化や情報の一元管理が進み、社内の生産性向上に大きく貢献しています。

さまざまな業種でのkintone導入事例をご紹介します。
　教育：学習支援業社
　人材派遣会社
　自治体
　アウトソーシング企業　など


kintone導入を成功させる 4つのステップ

kintone導入を成功させる４つのステップ

1. 現状を整理し、続けること・やめることを決める
まずは、紙やExcelでどんな業務をしているかを棚卸し、kintoneに置き換えるべき業務を選定します。 「何をやめたいのか」「どんな状態にしたいのか」を明確にすることで、導入の目的がはっきりします。 （例：申請処理時間を50％短縮）

2. 小さく始めて改善を回す
すべての業務を一度にアプリ化するのは難しいため、まずは申請ワークフローや契約・備品台帳など、影響の大きい業務からスタートしましょう。 PDCA（計画→実行→確認→改善）サイクルを回しながら、徐々に範囲を広げていくのがポイントです。

3. ルールを最初に決める
権限設定、アプリ名の付け方、通知ルールなど、基本的な運用ルールを最初に設計しておくことで、後からアプリを追加しても混乱を防げます。 これにより、アプリの乱立や運用のばらつきを防止できます。

4. サイボウズオフィシャルパートナーと一緒に進める（伴走支援の活用）

要件整理から設計、データ移行、教育、運用定着まで、専門家と並走することで、短期間でスムーズに導入できます。
弊社ゴートップでは、サイボウズオフィシャルパートナーとして、kintoneの導入から運用まで伴走型で支援を提供しています。 「自社に合った進め方を知りたい」「まずは相談してみたい」という方は、無料相談をご活用ください。
👉 無料相談はこちら

kintone導入・開発支援なら、
サイボウズオフィシャルパートナーのゴートップへ

アプリ開発・伴走支援サービス


kintoneのアプリ開発・構築・伴走支援・研修まで、自治体・中小企業のDXや業務改善をトータルサポートします。「自社に合った導入方法を相談したい。」「アプリ開発をプロに任せたい。」「業務委託や外注先としてkintone構築支援を依頼したい。」など、そんなお悩みをお持ちの方は、ぜひゴートップにご相談ください。

kintoneアプリ開発・伴走支援サービス詳細

  • ①構築 / 伴走支援サービス
    kintone導入前の課題整理から、アプリ構築、運用定着までを一貫してサポート。
    訪問・オンラインによるきめ細かな支援で、業務効率化を実現します。

  • ②技術アドバイザリーサービス
    アプリ構築や改善に関する技術的なアドバイスを、時間単位で提供。
    内製化を目指す企業・自治体に最適な支援です。

  • ③研修サービス
    初級〜中級者向けのeラーニングや、実践的なワークショップを通じて、
    社員のスキルアップと社内定着を支援します。

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