導入前の課題：受注管理システムのランニングコスト

2013年よりオンプレミス型の受注管理システムを導入し、コストをかけて数回のバージョンアップを行いながら、受注管理業務に利用しておりました。
その後、販路拡大に伴いECサイトでの販売を開始しましたが、これまで電話・FAXでご注文いただいていた大切なお客様の中には、インターネットでの注文が難しい方もいらっしゃったため、従来どおり電話・FAXでの注文受付も継続していました。
しかし、受注の主流がECサイトへ移行したことで、従来の受注管理システムの利用頻度は低下しました。

さらに、5年ごとのサーバー入れ替えや、新しいパソコンの導入時にライセンスのコストがかかってしまうので、費用対効果を考えるとこのまま利用し続けるべきかどうかが課題でした。

kintone（キントーン）に決めた理由：ランニングコストのダウン及びアプリ内製化

これまで利用していたシステムよりもランニング費用を抑え、またパソコンのOS等に影響を受けないクラウド型のサービスがいいのではと考えました。

そこでTVCMでよく見ていたkintoneが候補になりました。あまりkintoneの知識はなかったのですが、自社でアプリ構築が内製できるということで、今回は受注管理システムのリプレイスですが他部署にも水平展開できると思い、kintone導入を決めました。

当社からの支援内容：オンプレミスからkintoneへ。業務の最適化と内製化を伴走支援

株式会社ジェリフ様には、当社の アプリ構築／伴走支援サービス「エスコートン」をご利用いただきました。長年運用されていたオンプレミス型受注管理システムから kintoneへの移行をサポートし、単なるシステムのリプレイスに留まらない、業務改善を見据えた支援を実施しました。

・要件整理と移行計画の策定
　既存システムの機能を分析し、kintoneで再現・改善するための要件を整理。

・受注管理アプリの開発・構築支援
　電話・FAX注文にも対応できる仕組みをkintone上にて構築。

・業務フローの最適化
　「リマインド通知」や「注文データのコピー」など、業務負担を軽減する機能を追加。

・社内内製化の伴走支援
　ジェリフ様が自社でアプリを改修・拡張できるよう、内製化を支援。





■受注管理システム アプリ画面



■フィールド設定⑴依頼主情報 アプリ画面

導入後の効果：新たな販売メニューのリリースが実現でき、顧客ニーズを認識

これまで利用してきたシステムからの移行後も作業内容に大きな変更がなかったため、スタッフの戸惑いはなく、スムーズに移行することができました。
また、以前より電話・FAXでご注文されるお客様向けに定期購入プランの受付をリリースしたいと考えていましたが、従来のシステムでは操作性に課題があり、受付自体は可能であったものの、実現が難しい状況でした。

しかし、kintoneで構築した受注管理システムでは「リマインド通知」や「注文データのコピー」が簡単にでき、スタッフの業務負担が軽減できましたので定期購入プランをリリースすることにしました。過去に電話・FAXでご注文いただいたお客様にご案内したところ、約１ヶ月間で１３％のお客様から定期購入プランのお申込みをいただくことができ、大きな効果と思います。

業務オペレーションに関しても、定期購入プランなので購入後1ヶ月や2か月後に「リマインド通知」が届くのでスタッフも確認することができ、注文内容も「注文データのコピー」でスムーズに登録することができます。
弊社もこの定期購入プランにここまで反響があるとは思っていなかったので驚いています。やはり電話・FAXで申込むことを手間と感じているお客様がおられるのだと、改めて顧客ニーズを知ることができました。

また、出荷業務においても導入効果が期待できます。割引キャンペーン時にまとめてご購入されるお客様が多数おられるので、出荷が集中し作業負荷が大きかったのですが、定期購入によってバランスよく出荷作業が分散でき、作業負荷が軽減できると考えております。

kintoneは自分たちでアプリを構築できるので、より使いやすくするためのシステム変更も社内ででき、対応スピードが上がり業務効率化につながっていると感じています。

ご担当者様の声

kintone導入・開発支援なら、
サイボウズオフィシャルパートナーのゴートップへ

escortone（エスコートン）｜ゴートップのkintoneアプリ開発・伴走支援サービス
ゴートップでは、kintone導入に必要な「業務課題の整理」「アプリ構築」「運用定着」までを一貫して支援するサービス escortone（エスコートン）を提供しています。
自治体・中小企業の現場に寄り添い、開発・定着・内製化までサポートします。

おすすめ関連記事

kintoneアプリ開発・伴走支援について、サイボウズオフィシャルパートナーに関連するおすすめ記事をピックアップ