【2025年10月最新】「総務部門」の業務改善に効く！kintone活用事例と導入ポイント

総務部門の業務改善、こんなお悩みありませんか？

・社員情報や契約書の管理が属人化している
・備品や社用車の管理が煩雑
・勤怠や社内問い合わせ対応に時間がかかる

こうした課題を解決するのが、クラウド型業務改善ツール「kintone（キントーン）」です。
本記事では、総務部門に特化したkintoneの活用方法や導入事例をご紹介します。

そもそも…キントーンとは？総務部門に選ばれる理由
総務部門でよくある課題とkintoneでの解決方法
総務部門向けおすすめ資料【無料DL】
📘 総務部門でのkintone 導入事例【実績企業多数】
📘 総務部門でのkintone活用方法図解で解説
📘 アプリ設計ガイド
📘 「災害マップ申告管理サービス」ご紹介資料
📘 「防災備蓄品管理システム」ご紹介資料
導入事例をご紹介
①問合せ業務のシステム化｜教育・学習支援業社様
②社宅管理システム｜人材派遣業社様
③車両管理業務システム｜総務アウトソーシング業企業様
④災害MAP申告管理システム｜自治体様
⑤社内FAQシステム｜総務アウトソーシング業企業様
⑥ 会議予約システム｜総務アウトソーシング業企業様
⑦申請業務システム｜総務アウトソーシング業企業様
「総務部門」のkintoneの導入・アプリ開発・伴走支援お任せください！
まとめ｜総務部門のDXはkintoneで加速する
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そもそも…キントーンとは？総務部門に選ばれる理由

kintoneは、サイボウズが提供するクラウド型業務改善プラットフォームです。ノーコードで業務アプリを作成でき、現場の声を反映した柔軟なカスタマイズが可能です。

総務部門での活用メリット：
・散在する紙やExcelののクラウド化
・業務の属人化を防止
・リアルタイムで情報共有
・スマホからも操作可能

総務部門でよくある課題とkintoneでの解決方法

総務部門では、社員情報の管理や備品の在庫管理、契約書の処理、勤怠管理など、日々多岐にわたる業務が発生します。
これらの業務をExcelや紙ベースで管理している企業も多く、属人化や情報の分散による非効率が課題となっています。

以下では、総務部門でよくある課題と、それをkintoneでどう解決できるかを一覧でご紹介します。

課題	解決アプリ	kintoneでできること
社員情報の属人化	社員名簿アプリ	一元管理・検索・分析・履歴管理
備品・消耗品の在庫管理	備品在庫管理アプリ	入出庫記録・在庫数自動計算・グラフ表示
社用車の管理	リース車両管理アプリ	保険・車検履歴・事故対応履歴の記録
契約書の管理	契約書管理アプリ	作成依頼・履歴管理・リマインド通知
勤怠の管理	勤怠管理アプリ	自動計算・スマホ申請・ICカード自動打刻連携
社内問い合わせ対応	FAQ・問い合わせ管理アプリ	カテゴリ分類・履歴管理
会議室・設備予約	社内設備予約管理アプリ	拠点別予約・利用状況の可視化
決裁フローの煩雑さ	決裁願ワークフローアプリ	承認経路設定・ステータス管理・通知機能

総務部門向けおすすめ資料【無料DL】

📘 総務部門でのkintone 導入事例【実績企業多数】

実際にkintoneを導入した企業では、総務部門の業務効率化や情報の一元管理が進み、社内の生産性向上に大きく貢献しています。
さまざまな業種でのkintone導入事例をご紹介します。
　教育：学習支援業社
　人材派遣会社
　自治体
　アウトソーシング企業　など

📘 総務部門でのkintone活用方法図解で解説

kintoneを活用して総務部の業務課題をどう解決できるか、図解と具体的なアプリ例でわかりやすく解説しています。kintne導入をご検討されている方におすすめです。

📘 アプリ設計ガイド

営業・総務・人事・製造・制作など、各部門で実際に使われているkintoneアプリをたっぷりご紹介！部門毎にどんなアプリを設計したらいいのかお探しの方におすすめです。

📘 「災害マップ申告管理サービス」ご紹介資料

「災害マップ申告管理サービス」は、災害対策支援ツールです。
震災や風水害などの災害時に、被害状況の申告・情報共有・対応状況の管理をkintoneで一元化することが可能です。
自助・共助・公助の観点から、災害対応の迅速化と情報の可視化を支援します。

📘 「防災備蓄品管理システム」ご紹介資料

避難所や倉庫にある備蓄品の在庫状況を、スマホやパソコンからいつでも確認・更新できます。
kintoneを活用することで、従来の紙やExcelによる管理から脱却し、効率的な運用が可能になります。
災害時に「どこに」「何が」「どれだけあるか」をすぐに把握できることで、必要な物資を優先順位に応じて供給できるようになり、混乱の回避にもつながります。

導入事例をご紹介

総務部門、バックオフィス業務においてkintone導入により業務効率化した事例をご紹介します

①問合せ業務のシステム化｜教育・学習支援業社様

kintone導入前の課題
日々の問合せ対応が口頭や紙ベースで行われており、履歴の管理も複数のファイルに分散していました。
問合せ内容の引き継ぎやエスカレーションの流れに不安があり、業務の見える化と効率化を目的にシステム導入をご検討されました。

ご提案・ご支援内容と効果
kintoneのカテゴリー機能を活用し、問合せ内容を分類できるようにご提案。
さらに、プロセス管理を使ってエスカレーションの流れを明確化し、対応履歴をFAQとして蓄積することで、利用者自身が事前に疑問を解消できる仕組みを構築しました。
結果として、対応のスピードと質が向上し、業務負担の軽減にもつながりました。

②社宅管理システム｜人材派遣業社様

kintone導入前の課題
契約・入居・退去・修繕など、社宅に関する業務が多岐にわたり、複数の表計算ソフトで管理していたため、情報の一元管理が難しく、履歴の把握にも時間がかかっていました。

ご提案・ご支援内容と効果
業務ごとにkintoneアプリを分けて連携させることで、業務の流れを「見える化」。
マスターデータからボタン操作で各業務に登録できるようにし、ステータス更新も自動化。
入居者からの修繕依頼や入退去時の確認事項もkintone上で完結できるようになり、社宅管理業務全体をスムーズに一元化することができました。

③車両管理業務システム｜総務アウトソーシング業企業様

kintone導入前の課題
エクセルでの車両管理は手作業が多く、入力ミスや確認作業に時間がかかっていました。
帳票作成や月次処理も煩雑で、業務負担が大きい状況でした。

ご提案・ご支援内容と効果
エクセルで行っていた複雑な処理を、kintone上でボタン操作だけで実行できるようにカスタマイズ。
関連データの管理や更新も簡単になり、月次処理の工数を大幅に削減できました。
今後の業務拡張にも対応できる柔軟な構成で、安心して運用いただいています。

④災害MAP申告管理システム｜自治体様

kintone導入前の課題
災害時の報告はメールや電話で行われており、対応漏れや情報の整理に時間がかかっていました。
「どこで何が起きているのか」がすぐに把握できずにいました。
そこで、報告内容を一元管理し、状況をすばやく把握できる仕組みづくりをご検討されました。

ご提案・ご支援内容と効果
報告内容をkintoneで地図（MAP）上に表示することで、災害状況を俯瞰して確認できるようにしました。
また、報告に優先度を設定することで、緊急度の高い案件から迅速に対応できるように工夫。
「どこで何が起きているか」が一目でわかるようになり、現場との連携もスムーズに。

⑤社内FAQシステム｜総務アウトソーシング業企業様

kintone導入前の課題
社内サポート業務の対応が一部の熟練スタッフに集中しており、「この人じゃないと分からない」という状況が続いていました。
対応方法が明文化されていないため、経験の浅いスタッフは自己解決が難しく、結果として業務負荷が偏ってしまうという課題がありました。
「誰でも対応できるようにしたい」「安心して任せられる体制をつくりたい」という思いから、システム導入をご検討されました。

ご提案・ご支援内容と効果
社内サポート業務の手順をマニュアル化し、kintoneアプリに登録。
問い合わせ内容に応じて、対応策をすぐに参照できる仕組みを整えました。
経験の浅いスタッフでも迷わず対応できるようになり、対応が難しい場合は熟練スタッフへエスカレーションできる流れも構築。
これにより、属人化していた知識がチーム全体で共有され、業務の平準化とスタッフのスキル向上につながりました。

⑥ 会議予約システム｜総務アウトソーシング業企業様

kintone導入前の課題
来客対応の合間に、紙に手書きや手入力で会議室の予約状況を管理しており、転記やスケジュール更新に時間がかかっていました。
「もっと簡単に予約状況を把握したい」「当日の流れをスムーズにしたい」といった声が現場から上がり、タブレットでの運用管理をご希望されました。

ご提案・ご支援内容と効果
kintoneで会議室のスケジュール表示とステータス管理を行えるようにし、予約状況を一目で確認できるようにしました。
タブレットでの簡易入力に対応し、来訪者情報・社員への取次・入室確認・給茶対応などをステータスで管理。
さらに、週次・月次の報告資料作成に向けて、集計や表作成も可能な構成をご提案。
これにより、業務の効率化だけでなく、対応の質も向上しました。

⑦申請業務システム｜総務アウトソーシング業企業様

kintone導入前の課題
国内外の出張申請・精算、ホテルや土産品の手配、入退社に伴うPCや名刺の準備など、幅広い業務を複数のExcelファイルで管理していました。
申請方法がバラバラで、手入力による転記ミスや進捗の把握が難しく、業務の非効率さが課題となっていました。

ご提案・ご支援内容と効果
申請方法をkintoneのフォームに一本化し、すべての申請データをアプリに集約。
進捗状況や対応履歴をリアルタイムで共有できるようにしたことで、複数名での運用もスムーズに。
PCや名刺などの物品手配、費用精算などの後工程も効率化され、月間300〜400件にのぼる業務も滞りなく処理できるようになりました。
結果として、業務の正確性とスピードが大幅に向上し、バックオフィス全体の負担軽減につながりました。

「総務部門」のkintoneの導入・アプリ開発・伴走支援お任せください！

kintoneの導入にあたっては、業務課題の整理やアプリ設計、運用定着までを一貫して行うことが成功のポイントです。
サイボウズオフィシャルパートナーのゴートップでは、総務部門向けのkintone導入支援サービスを提供しています。
開発に不安がある方や、社内での定着を目指す方、アプリ開発を外部委託したい方、パートナーをお探しの方はぜひご相談ください。

■ 構築 / 伴走支援サービス
kintone導入前の課題整理から、アプリ構築、運用定着までを一貫してサポート。訪問・オンラインによるきめ細かな支援を提供します。

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