2025年11月最新 属人化を防ぐ！製造業の営業・生産管理連携をkintone指示書アプリで標準化
製造業において、顧客の要望を正確に製品という形にするためには、「営業部門」と「生産管理部門」のスムーズな連携が不可欠です。
しかし、Excelで作成された指示書をメールやチャットでやり取りする運用では、情報の分散や属人化が起こりやすく、確認漏れや伝達ミスによる品質事故や納期遅延のリスクが高まります。
本記事では、kintoneを活用して「指示書アプリ」を構築し、営業から生産管理への情報共有を標準化した製造業の成功事例をご紹介します。
導入前の課題：情報分散と属人化による業務リスク
営業から生産管理への情報伝達は、口頭・メモ・メール・チャット・Excel指示書など複数の手段に分散していました。
指示書がExcelであること自体が問題なのではなく、「最新版がどれか分かりにくい」「誰が、いつ、何を修正したかの履歴が残らない」ことが大きな課題でした。
さらに、連絡手段がバラバラであることから、現場では常に次のような疑問が生じていました：
・「最新の情報」はどこにあるのか？ → メール？ チャット？ それともExcel？
・「変更の連絡」は見落としていないか？ → 大量のメールに埋もれていないか？
・「担当者ごとのやり方」に依存していないか？→ 口頭で済ませる人もいれば、チャットで済ませる人もいる
このような属人化された運用では、情報の流れが不透明になり、確認漏れや対応ミスが発生しやすくなります。
結果として、製造現場では品質事故や納期遅延といった深刻な問題が起こるリスクが高まっていたのです。
導入プロセスと仕組み：指示書アプリによる情報共有の標準化
kintoneで構築した「指示書アプリ」の運用フロー
同社では、営業が使用する案件管理アプリから、受注確定後に「指示書アプリ」を作成する運用に切り替えました。
このアプリは、営業から生産管理への情報共有を一元化するために設計されており、以下のような流れで運用されています：
1.案件情報を取得した段階で、営業が商談アプリにレコード作成
2.受注確定後、「指示書アプリ」を作成し、生産管理へ連絡
3.仕様変更や納期調整が発生した場合は、指示書アプリを更新
4.更新時は通知チェックを入れて、生産管理へメール通知
便利な点：通知機能による確実な情報共有
指示書アプリには通知対象のチェックボックスがあり、営業担当が更新後にチェックを入れると、生産管理メンバーへメール通知が自動送信されます。
・初回通知：新規作成時にメールで通知
・変更通知：更新時も履歴とともに通知
・外出先での口頭・メール連絡も、後で必ずアプリに記録
これにより、情報の見落としリスクが大幅に低減しました。
導入効果：業務効率化と品質事故の防止
生産管理側の確認作業が効率化
従来は、営業からの指示がメール・チャット・Excelファイルなど複数の手段で届いていたため、生産管理担当者は「どこに最新情報があるのか？」を探すだけでも時間がかかっていました。
指示書アプリ導入後は、すべての案件情報が一元管理され、生産管理はアプリだけを確認すればよい状態に。
通知機能により、更新があった際はメールで即座に連絡が届くため、確認漏れも防止され、本来の業務（製造・工程管理）に集中できる環境が整いました。
営業側の業務負荷が軽減
営業担当者は、Excelファイルの作成やメール送信といった手間から解放され、案件管理アプリからそのまま指示書アプリを作成・連携できるようになりました。
これにより、顧客対応や提案活動に集中できる時間が増加。また、情報の入力項目が統一されているため、抜け漏れの心配もなく、業務の質が安定しました。
品質事故のリスク低減
kintoneは、標準機能で履歴管理が備わっており、「誰が、いつ、どのような変更を加えたか」が自動で記録されます。
これにより、仕様変更や納期調整の経緯が明確になり、情報の行き違いによる品質事故やクレームの発生リスクが大幅に低減されました。
また、通知機能により、変更情報は確実に生産管理へ届くため、「伝えたつもり」「聞いていない」といった認識のズレも防げます。
業務の再現性が向上し、新人でも安心して業務に参加可能
属人化が解消されたことで、業務の流れが標準化され、誰が担当しても同じ手順で情報共有が可能になりました。
その結果、経験の浅い新人でも、指示書アプリを見れば案件の進捗や対応履歴が把握でき、スムーズに業務に参加できる環境が整いました。
まとめ｜自社に合った業務改善を検討しませんか？
Excel指示書による情報分散や属人化に悩む製造業の皆様へ。
今回の事例は、kintoneを活用することで、情報共有のルートとフォーマットを統一し、業務効率化と品質リスクの低減を同時に実現できます。
「指示書アプリ」は、営業の案件管理アプリと連携しているため、情報の流れが自然で、現場の負担を減らしながら業務の再現性を高めることができます。
kintoneは、プログラミング知識がなくても、今回のように「指示書」や「商談管理」など、自社の業務に合ったアプリを柔軟に作成・連携できるため、スモールスタートで業務改善を進めたい中小企業や製造業に最適です。
